Les documents administratifs

Partie importante de la gestion d’une activité de formation : la génération et le suivi de l’ensemble des documents administratifs. Ils sont de différentes natures et sont destinés à des personnes différentes.

 

 - L’invitation : c’est la convocation qui sera envoyée au stagiaire avant sa venue à un stage de formation, afin qu’il ait en sa possession toutes les informations sur le déroulement du stage.

- La fiche signalétique : c’est un document interne pour l’animateur : il doit en prendre connaissance avant la formation.

- La feuille de présence : c’est le document qui sera émargé par les stagiaires et qui prouve leur participation.

- La convention : elle sera remise au client qui devra la retourner dûment signée.

- Le questionnaire : formulaire destiné à être rempli avec l'avis de chaque stagiaire, utilisé ensuite pour la gestion des évaluations de stage

- L’attestation : c’est une attestation de participation au stage qui peut être fournie au stagiaire à sa demande.

- La lettre de mission : c'est un document destiné aux animateurs des session s de formation, avec une édition par session, et par animateur, donnant les informations à l'animateur pour la session à effectuer (dates, lieu, stagiaires, etc.)

 

Chaque modèle de ces documents est personnalisable. La personnalisation des modèles de documents est expliqué dans cette page d'aide.PERSONNALISATION DES ETATS

 

On peut imprimer ces documents selon 2 modes : impression avec des sélections des sessions selon des critères multiples ou bien édition flash, avec seulement un choix de dates comme sélection possible.

 

Ces 2 modes sont accessibles dans le menu du bouton "impressions" :

 

 

Il s'agit de l'impression avec des sélections multiples, qui se présente dans l'écran ci-dessous ::

Filtres de sélection

 

Le tableau de bord proposé permet de visualiser pour chaque formation et chaque stagiaire quels sont les documents qui ont été édités. La liste proposée peut être filtrée en fonction des différentes sélections proposées.

N° de formation

Permet de rechercher une formation par son numéro de session.

Date de début / date de fin

Permet de sélectionner les formations d’une période.

Client

Permet de sélectionner toutes les formations concernant un client.

Formation

Permet de sélectionner tous les clients ayant suivi une formation en particulier. (saisie du code article formation)

Selon les documents non encore imprimés

Permet de sélectionner les sessions dont les documents cochés n’ont pas été édités. Par exemple on veut la liste des sessions pour lesquelles les feuilles de présence et les conventions n'ont pas été imprimées.

 

Il s'agit de critères qui s'ajoutent les uns aux autres : ne seront listées que les sessions pour lesquelles ni la feuille de présence ni la convention n'ont été imprimées.

 

Sont considérés comme imprimés les documents qui ont édités sur papier : un aperçu à l'écran n'est pas pris en compte.

I P C A S Q  L

Lorsque les éditions sont effectuées, la case correspondant à l’édition apparaît comme cochée, indiquant ainsi que l’édition a bien eu lieu, session par session.

I             pour invitation

P            pour feuille de présence

C            pour Convention

A            pour Attestation

S            pour fiche signalétique

Q            pour Questionnaire d'évaluation

L             pour Lettre de mission

 

 

Permet de désactiver les sélections saisies et de revenir à la liste complète des sessions existantes.

Liste des formations

Rappel : comme pour tous les écrans de type liste, vous avez la possibilité de gérer les colonnes de la liste par les choix de gestion des colonnes, clic sur le signe + du bandeau de titre des colonnes, ou clic droit sur le bandeau.

Cette liste intègre les fonctionnalités habituelles de gestion des colonnes, tri, affichage des cumuls, filtres avancés.

 

La liste des formations correspondant aux critères de sélection apparaît. Pour imprimer des documents, vous devez indiquer 2 éléments :

-       Quelles sessions feront l'objet des éditions : en cochant ligne par ligne la case à côté des numéros de session.

-       Quels documents doivent être édités : en cochant les cases en bas de l’écran, par exemple en indiquant TOUT pour éditer l’ensemble des documents ou en cochant uniquement les documents qui doivent être imprimés.

Permet de cocher en une seule fois toutes les sessions de formation de la liste.

Permet de décocher toutes les sessions de formation de la liste.

 

Liste des stagiaires

 

Pour chaque formation, la liste des stagiaires participants est disponible dans l’onglet ‘‘ liste des stagiaires ’‘. Les stagiaires absents ne sont pas affichés ici.

Cette liste n' intègre pas toutes les fonctionnalités habituelles de gestion des colonnes : seule la gestion des colonnes est possible, mais pas le tri, ni les filtres avancés ni les cumuls.

 

 

 

Dans cet onglet, le choix des documents à imprimer est restreint, il ne présente que ceux destinés à un stagiaire.

A éditer

Permet d’indiquer pour quels stagiaires les documents doivent être imprimés : cocher dans la liste les stagiaires à prendre en compte..

Permet de cocher en une seule fois tous les stagiaires d'une session de formation.

Permet de décocher tous les stagiaires.

Permet de lancer l’impression.

 

Ce bouton permet de lancer les éditions des formations d’une période définie  sans tenir compte des sélections en cours sur l'écran.

 

Cf. l'aide de la page EDITIONS FLASH.