Le lettrage automatique des comptes

Définition du lettrage

 

L’objectif du lettrage est de faciliter le suivi de vos comptes et vous permettre de reconnaître facilement et rapidement, par exemple, à quelle facture se rattache un règlement dans le cas de vos comptes clients.

Le lettrage est un marquage qui vous permet de simplifier votre analyse du compte. Toute ligne lettrée étant soldée, vous ne visualisez que les lignes non soldées du compte.

 

En général, le lettrage s’effectue sur les comptes Clients et Fournisseurs. Cependant, si vous souhaitez étendre le lettrage à d'autres natures de comptes, il vous suffit de déclarer les racines de comptes lettrables dans la nomenclature des comptes (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité, Paramétrage de la Comptabilité Oxygène, Nomenclature des comptes )

 

La Comptabilité Oxygène vous propose 2 types de lettrage : automatique et manuel.

 

 

Pour effectuer le lettrage, le logiciel se base, dans un premier temps, sur la justification des règlements (qui permet d’avoir un premier rapprochement entre les débits et les crédits d’un compte).

 

L’ensemble des fonctionnalités du lettrage est accessible à partir du menu général ou de l’écran de consultation des comptes.

 

 

Le lettrage automatique

 

Vous pouvez accéder au lettrage automatique de 2 façons :

 

• A partir du menu Comptes :

 

 

• A partir de la consultation des comptes :

 

Cliquez sur le bouton  pour lancer le lettrage automatique.

Dans les deux cas, l’écran de lettrage automatique vous propose de définir toutes les caractéristiques du lettrage.

 

 

Par appel à la liste déroulante, choisissez quelle nature de compte doit être lettrée. En standard, vous choisissez entre toutes les natures, les comptes clients, fournisseurs ou autres tiers. Cette liste pouvant être différente en fonction des racines de comptes définies comme lettrable dans la nomenclature des comptes.

Pour la nature de compte définie, choisissez la plage de compte qui doit être lettrée en renseignant les zones de saisie "compte début" et "compte fin".

Indiquez ensuite la période de lettrage de compte.

La Comptabilité Oxygène vous offre la possibilité de choisir si vous souhaitez lettrer les mouvements  imputés ou non.  A l’aide des boutons, indiquez vos préférence.

 

Si vous lettrez des mouvements non imputés et que vous souhaitez par la suite modifier ces mouvements, vous devrez d’abord procéder au délettrage des mouvements.

 

Indiquez ensuite si vous voulez effectuer un lettrage  

 

-  sur Justification et Sommes

-  uniquement sur Justification

-  sur N° de pièce

 

Choisissez ensuite la puissance du lettrage. Trois niveaux de puissance vous sont proposés :

 

Puissance 1 : Un crédit correspond à un débit. Cela signifie que 2 mouvements sont lettrés et, dans ce cas, il s'agit forcément de 1 crédit et 1 débit.

 

Puissance 2 : Cela signifie que le lettrage portera sur le rapprochement de 4 mouvements. Cela peut être 2 débits et 2 crédits, ou 1 crédit pour 3 débits ou 3 crédits pour 1 débit.

 

Puissance 3 : cela signifie que le lettrage portera sur le rapprochement de 6 mouvements. Cela peut être 3 débits pour 3 crédits, 1 débit pour 5 crédits, 2 débits pour 4 crédits, 4 débits pour 2 crédits ou 5 débits pour 1 crédit.

Quand tous vos paramètres sont définis, lancez le lettrage en validant votre saisie.

 

Lorsque l'opération est terminée, un message vous avertit et indique le nombre de mouvements lettrés :