Le lettrage manuel des comptes

 

Définition du lettrage

 

L’objectif du lettrage est de faciliter le suivi de vos comptes et vous permettre de reconnaître facilement et rapidement, par exemple, à quelle facture se rattache un règlement dans le cas de vos comptes clients.

Le lettrage est un marquage qui vous permet de simplifier votre analyse du compte. Toute ligne lettrée étant soldée, vous ne visualisez que les lignes non soldées du compte.

 

En général, le lettrage s’effectue sur les comptes Clients et Fournisseurs. Cependant, si vous souhaitez étendre le lettrage à d'autres natures de comptes, il vous suffit de déclarer les racines de comptes lettrables dans la nomenclature des comptes (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité, Paramétrage de la Comptabilité Oxygène, Nomenclature des comptes )

 

La Comptabilité Oxygène vous propose 2 types de lettrage : automatique et manuel.

 

 

Pour effectuer le lettrage, le logiciel se base, dans un premier temps, sur la justification des règlements (qui permet d’avoir un premier rapprochement entre les débits et les crédits d’un compte).

 

L’ensemble des fonctionnalités du lettrage est accessible à partir du menu général ou de l’écran de consultation des comptes.

 

Le lettrage manuel

 

Vous pouvez accéder au lettrage manuel de deux façons:

 

• A partir du menu général :

 

 

• A partir de la consultation des comptes :

 

Cliquez sur l’icône  pour lancer le lettrage manuel.

 

L'écran de lettrage se présente ainsi :

 

 

Vous visualisez les mouvements du compte au débit et au crédit. La mention *  vous indique que l’écriture est imputée définitivement.

 

Vous avez 2 façons de définir vos références de lettrage en fonction des cases d’options proposées :

 

• Automatique : Le logiciel se charge de définir une référence et vous l’indique dans la zone grisée.

 

• Manuelle : Vous pouvez définir manuellement une référence alphanumérique.

 

Une fois la référence de lettrage choisie, vous allez indiquer quels mouvements doivent être lettrés.

Pour cela, cochez chaque mouvement dans la colonne "A lettrer. Ainsi, dans la colonne "Lettre", la référence choisie apparaît en grisé.  

 

En bas de l’écran à gauche, vous pouvez suivre l’évolution du lettrage grâce aux indications fournies sur le solde pour la référence :

 

 

Sur la ligne Solde, vous retrouvez la référence du lettrage et pour le mouvement en cours, le montant lettré. La lettre C ou D vous informant s’il s’agit d’un montant Débit ou Crédit.

Sur la ligne Total, vous avez le solde total du lettrage. La lettre C ou D vous informant s’il s’agit d’un montant Débit ou Crédit.

 

Vous pouvez visualiser les références déséquilibrées, c’est à dire les références pour lesquelles le cumuls des mouvements débits n'est pas égal au cumul des mouvements crédits.

 

Pour cela, cliquez sur l’icône . L’écran suivant apparaît :

 

 

A partir de cet écran, vous pouvez voir (classé par référence de lettrage) le montant total des débits lettrés, le montant total des crédits lettrés et le solde du lettrage.

En cliquant sur l’icône , vous revenez à l’écran précédent mais cette fois-ci en étant positionné sur le premier mouvement correspondant à la référence de lettrage déséquilibrée sélectionnée.

 

Pour valider le lettrage, validez par  .

 

Lors de la validation, le logiciel vérifie que le lettrage est équilibré. Si ce n'est pas le cas, un message vous avertit :

 

 

Vous pouvez, si vous le désirez, valider tout de même ce lettrage.

 

Les fonctions de lettrage inverse et de délettrage

 

• Le lettrage inverse

 

Pour faciliter vos traitements, la Comptabilité Oxygène vous permet d’effectuer un lettrage inverse sur vos mouvements.

Dans ce cas, le logiciel lettre tous les mouvements du compte et l'utilisateur doit délettrer les mouvements justifiant le solde du compte.

Pour procéder au lettrage inverse, cliquez sur l’icône . Un message vous indique que le logiciel va lettrer tous les mouvements non encore lettrés et que vous devrez ensuite délettrer manuellement les mouvements justifiant le solde.

 

 

Après lancement du lettrage inverse, tous vos mouvements apparaissent lettrés avec la référence que vous avez choisie.

Pour délettrer, il ne vous reste plus qu’à décocher la case "A Lettrer".

Validez alors votre lettrage.

 

• Le délettrage 

 

Lorsque vous avez effectué un lettrage sur un compte et que vous souhaitez délettrer une référence, cliquez sur l’icône . Un message vous demande de confirmer le délettrage et vous rappelle la référence qui va être délettrée.

 

 

Après validation, tous les mouvements correspondant à la référence seront délettrés.

 

Il est aussi possible d'effectuer un délettrage total  du compte sélectionné en cliquant sur le bouton .. Un message vous demande de confirmer le délettrage de tous les mouvements du compte :

 

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