Les articles
Dans
ce chapitre nous allons vous présenter uniquement les éléments qui
sont liés à la gestion des achats. En effet, la documentation sur
la gestion des articles se trouve dans le chapitre "Les articles"
de la gestion commerciale de base.
Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.
Pour accéder à la gestion
des articles vous pouvez faire clic gauche sur le bouton : 
.Ceci vous donne accès à
l'écran ci-dessous :
Le tableau de bord des articles :
Dans ce tableau de bord, vous pouvez sélectionner les articles qui sont référencés pour un fournisseur, par le choix du fournisseur en haut à droite. Ce choix s'effectue grâce à un bouton de type liste, qui vous donne accès à la liste des fournisseurs afin que vous puissiez en choisir un. Une fois le fournisseur choisi, la liste des articles est automatiquement actualisée et ne contient que les articles correspondant à ce fournisseur.
Pour associer un article à un ou plusieurs fournisseurs vous devez utiliser la gestion des références article / fournisseur. Cf le chapitre "les références article / fournisseur".
La fiche article : onglet généralités
Interdit à l'achat :
Vous pouvez cocher le champ "interdit à l'achat" s'il s'agit d'un article que vous n'utilisez pas dans la gestion des achats. De ce fait, un message bloquant vous avertira si vous saisissez cet article sur une pièce achat.
La fiche article : onglet stocks
Les données affichées sur cet onglet sont calculées en fonction des pièces d'achat et vente et des mouvements de stock, pour l'article et le dépôt en cours.
Achats :
La quantité achetée reprend le cumul des éléments suivants :
- quantités achetées provenant de pièces achat
(bons des réception validés et non encore facturés, et factures directes validées)
- quantités entrées en stock sans passer par une pièce achat
(entrée manuelle, transfert inter dépôt, saisie d'écart d'inventaire)
Le prix unitaire moyen pondéré d'achat est le résultat du calcul du prix d'achat moyen, ce calcul reprenant le prix saisi lors des entrées en stock et lors des achats pour cet article, ramené à une unité.
La date du dernier achat correspond à la dernière facture d'achat pour l'article.
Le prix unitaire du dernier achat correspond au prix unitaire HT appliqué (remises déduites) sur la dernière facture.
Ce bouton de type loupe
permet d'accéder à la liste des factures d'achat existant pour l'article
et le dépôt en cours. Cette liste se présente sur l'écran ci-dessous
:
Cet écran se gère de la même manière que celui
des factures de vente. On peut sélectionner un autre article ou tous,
un autre dépôt ou tous, on peut imprimer la liste des achats par le
bouton 
. On peut aussi faire apparaître les pièces
qui ne sont pas dans l'exercice en cours.
La notion d'exercice en gestion commerciale
est indépendante de l'exercice de la comptabilité : il s'agit
ici d'une date de clôture en deçà de laquelle on peut supprimer les
données. Cf documentation gestion commerciale de base, chapitre Purge.
Quantités :
Les quantités en stock concernées par les achats sont :
- Le stock réel = quantité initiale + quantité entrée en stock quantité sortie.
- La quantité en réception = bons de réception enregistrés et non validés définitivement.
- Le stock disponible = stock réel + quantité à réceptionner - quantité à livrer.
- La quantité à recevoir = commandes fournisseurs non encore réceptionnées
- Le stock virtuel = stock disponible + quantité à recevoir - quantité réservée.
Marge réalisée :
La marge au PMPA est égale au montant des ventes moins le montant des quantités vendues valorisées au prix moyen pondéré d'achat.
Le coefficient multiplicateur est égal au montant des ventes divisé par le montant des quantités vendues valorisées au PMPA.
Par exemple : on a vendu 5 articles au prix HT de 120, et le PMPA est de 60. La marge au PMPA sera de 300 (5 * 60) et le coefficient sera de 2 : (5 * 120) / ( 5 * 60).
La fiche article : onglet achats
Cet onglet contient les données de l'article qui seront utilisées dans la saisie des pièces achat.
Fournisseur principal :
Le fournisseur principal de l'article est le fournisseur chez lequel vous achetez le plus souvent cet article.
Code
du fournisseur : vous saisissez son code au clavier, ou bien
vous utilisez le bouton 
pour le choisir dans
la liste des fournisseurs existants.
Le bouton 
permet l'accès à la fiche du fournisseur en cours.
Un fois le fournisseur principal affecté, la fiche référence article/fournisseur est automatiquement créée pour ce fournisseur.
Pour compléter cette fichier
article/fournisseur, cliquer sur le bouton qui
se trouve juste à côté de la référence.
Cf le chapitre "Les références article / fournisseur" pour le détail de la saisie à effectuer.
PU d'achat : prix unitaire d'achat de l'article chez ce fournisseur principal, repris de la fiche article / fournisseur.
PU HT de vente : il s'agit du prix que vous avez saisi dans l'onglet tarifs.
Coefficient de vente : Vous pouvez saisir ce coefficient, afin que le prix unitaire de vente soit recalculé en fonction du prix d'achat du fournisseur principal.
Le coefficient de vente est le lien entre le prix d'achat chez le fournisseur principal et le prix de vente. Ce coefficient peut être fixe ou non. Si ce coefficient est modifié, le prix de vente est recalculé dans tous les cas, que le coefficient soit fixe ou non.
Il
existe un traitement de mise à jour des coefficients de vente qui
permet de modifier automatiquement les coefficients d'une population
d'articles. Cf le chapitre "mise à jour des coefficients de vente".
Coefficient fixe : Vous pouvez cocher cette option si vous désirez que le coefficient soit fixe, ce qui veut dire qu'une modification du prix d'achat du fournisseur principal entraînera une modification automatique du prix de vente, en tenant compte de la valeur du coefficient. Celui-ci sera inchangé et le prix de vente sera ajusté en fonction du nouveau prix d'achat.
Si cette case n'est pas cochée et que vous modifiez le prix d'achat, le prix de vente ne changera pas et c'est le coefficient qui sera recalculé.
En revanche, toute modification du prix de vente de votre article entraînera automatiquement un recalcul de votre coefficient de vente afin de ne pas modifier votre prix d'achat, que le coefficient soit fixe ou non. En effet, le prix d'achat n'est modifiable que par le traitement de mise à jour des prix d'achat ou par une saisie d'un nouveau prix d'achat dans la fiche article / fournisseur.
Si vous utilisez le traitement de mise
à jour des prix d'achat pour modifier les prix de vos fournisseurs
de manière automatique, les articles dont le coefficient fixe est
coché auront leur prix de vente automatiquement réajusté en fonction
du nouveau prix d'achat du fournisseur principal.
Vous
pouvez définir cette option "coefficient fixe" au niveau
de chaque article ou bien au niveau des options des paramètres de
votre société, si vous souhaitez que ce coefficient soit fixe par
défaut pour l'ensemble de vos articles.
Si des articles existent déjà au moment où vous cochez l'option dans vos paramètres généraux, les articles existants ne seront pas modifiés. Seuls les nouveaux articles créés après le changement de cette option auront par défaut un coefficient fixe.
Unité de vente : vous saisissez ici l'unité de vente de l'article, par exemple "cartons de 100" s'il se vend par cartons de 100 unités. Cette donnée provient de l'onglet tarif de la fiche article mais vous pouvez la modifier ici également. C'est un champ de type texte qui n'a pas d'incidence sur les calculs des quantités ou des montants lors de la saisie des pièces de vente et achat.
En effet le calcul de conversion entre les unités d'achat et de vente se fera grâce au champ appelé Coefficient de conversion et qui se trouve sur la fiche article / fournisseur.
Les éléments ci-dessous sont repris de la référence article / fournisseur principal si elle existe, et ne sont pas modifiables directement dans cet onglet :
Informations sur la référence article du fournisseur :
Référence.
Désignation..
Coefficient de conversion.
Unité d'achat et unité de vente :
Unité d'achat.
Prix unitaire d'achat HT :
PA d'une unité d'achat.
PA d'une unité de vente.
Cf le chapitre "références article / fournisseur" pour le détail de la saisie à effectuer.
Ce bouton situé à droite de la référence donne accès à la liste de
tous les fournisseurs chez lesquels l'article est référencé, ce qui
se présente ainsi :
A partir de cet écran on peut gérer une fiche article / fournisseur, on peut en créer de nouvelles, on peut également en imprimer la liste, triée par article ou par fournisseur.