Effacement des données personnelles des contacts

L'entrée en vigueur de la réglementation de la gestion des données personnelles (RGPD ou GDPR) au 24/05/2018 implique de pouvoir répondre à la demande des personnes physiques concernant leur droit à l'oubli. Ce traitement permet d'effacer les données personnelles d'un ou de plusieurs contacts. Si un ou plusieurs contacts vous le demandent il faut effacer les données personnelles les concernant qui sont stockées dans votre dossier Oxygène.

Droit d'accès à ce traitement d'effacement

Ce traitement d'effacement des données personnelles des fiches contacts fait l'objet d'un droit d'accès dédié. Vous devez limiter les utilisateurs Oxygène susceptibles de lancer ce traitement. A vous de donner ce droit uniquement aux utilisateurs responsables de la gestion des données personnelles au sein de votre société.

 

Pour cela, il vous faut utiliser la gestion des droits d'accès du menu Oxygène, soit par fonctionnalités, soit par utilisateur. Ces traitements de gestion des droits se trouvent dans l'onglet "configuration" de votre menu Oxygène, en bas à gauche :

 

 

Il est également possible d'y accéder par le menu texte du volet de navigation, dans la partie "paramétrage" :

 

 

Pour connaître le détail du fonctionnement de cette gestion des droits veuillez vous référer à l'aide en ligne des traitements du menu Oxygène.

 

Les droits pour l'effacement des données personnelles des contacts sont référencés dans la liste des droits de l'application Gestion Commerciale, avec le libellé "Effacement données personnelles" :

 

 

Si vous souhaitez interdire ces 2 traitements d'effacement à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateur, sélectionnez - les dans la partie haute de l'écran de gestion des droits, et ensuite décochez toutes les case de la ligne de droits à interdire. Exemple ci-dessous pour interdire les effacements des clients et contacts aux utilisateurs Oxygène appartenant au groupe "invités" :

 

 

Procédure d'effacement des données personnelles de contacts

 

Contrairement au cas des clients, les contacts ne font pas l'objet d'une distinction "particulier" et "entreprise". Tout contact étant par définition une personne physique, il est prévu de pouvoir procéder à l'effacement de ses données personnelles.

 

Dans le cas de contacts associés à des clients de type "entreprise", l'effacement va enlever des données du contact même si elles ne sont pas à coup sûr des données personnelles. Par exemple le numéro de téléphone mobile : le traitement ne peut pas détecter s'il s'agit ou pas du n° personnel du contact.

Par précaution cet effacement va donc enlever les données comme pour le cas d'un contact d'un client particulier : nom et adresse complète, mail, téléphones, bloc note, et informations complémentaires de type "donnée personnelle". Voir la page d'aide Principe des données personnelles pour le détail de ce procédé.

 

 

Cliquez sur l'icône  du menu graphique de la Gestion Commerciale. Puis le choix "gestion des données personnelles". Puis choisissez le traitement "effacement des données personnelles contacts".

 

Un écran s'affiche alors avec une liste vide, que vous allez remplir en sélectionnant le ou les contacts à effacer.

 

 

 

Vous devez sélectionner chaque contact à effacer en utilisant ce bouton. Le traitement affiche la liste des contacts existants dans votre dossier, y compris ceux des prospects si vous utilisez l'application CRM. Une fois un contact choisi celui-ci sera ajouté dans la liste. Cette liste est triée selon le code des contacts affichés.

 

Si le contact choisi est déjà présent dans la liste, un message de rejet sera affiché :

 

 

Si le contact choisi a déjà fait l'objet de l'effacement de ses données personnelles un message d'alerte vous avertira :

 

 

Permet d'enlever de la liste le contact sélectionné. Le contact ainsi enlevé ne sera pas effacé. Un message de confirmation est alors affiché :

 

 

Permet de vider la liste en cours si vous souhaitez recommencer complètement votre sélection. Un message de confirmation est alors affiché :

 

 

Permet de lancer l'impression d'une lettre de confirmation pour chaque contact effacé. Si vous décochez cette case, cette impression ne sera pas effectuée. Cela vous permet d'envoyer aux contacts un courrier les informant que vous avez bien effectué l'effacement de leurs données personnelles. Le contenu de cette lettre est personnalisable :

 

Exemple de lettre :

 

ou permet d'abandonner le traitement sans procéder à l'effacement des contacts sélectionnés.

 

ou permet de lancer le traitement d'effacement. Un message de confirmation de ce lancement est affiché :

 

 

 

Cette opération d'effacement est irréversible, si vous effacez par erreur des données de contacts , il vous faudra soit restaurer une sauvegarde soit refaire la saisie des données effacées à tort. Il vous faut donc utiliser ce traitement avec précaution et à bon escient.

 

 

 

Lors de l'effacement une jauge en bas à droite de l'écran affiche la progression du traitement.

Liste des données effacées

 

Fiche contact :

- toutes les zones de la fiche contact sauf le code contact et sauf les informations complémentaires non paramétrées comme données personnelles.

 

Si l'application Activité Formation Oxygène est utilisée : nom et prénom des stagiaires dans les sessions de formation pour les contacts effacés.

 

Pour le détail du fonctionnement des informations complémentaires, voir la page d'aide Principe des données personnelles

Contenu des données après l'effacement

 

Toutes les données de type texte (nom, adresse, mail, etc) sont remplacées par une chaîne de caractères "XXXXXXXX".

Toutes les données de type numérique (monétaire ou non monétaire) sont remises à zéro.

Toutes les données de type date sont remises à blanc.

Cas du code du contact : le code est remplacé par la lettre "C" suivie de l'identifiant interne du contact. On ne met pas des "XXX" pour éviter que les contacts se retrouvent ensuite tous avec le même code.

Les contacts effacés sont automatiquement mis comme inactifs. En effet, une fois les données effacées, il ne sera plus possible de reconnaître ces contacts, leur nom ayant été remplacé par des XXX. Il n'y a aucune suppression de données afin de conserver la cohérence des liens dans la base de données.

 

Si vous avez effacé par erreur un contact vous pouvez ressaisir ses données : pour cela, repasser le contact comme contact actif et modifier ses données dans sa fiche.

 

Exemple d'une fiche contact après son effacement (onglet des généralités et onglet de l'adresse) :