Modification du numéro de pièce

Cas des pièces autres que les factures clients

Il est possible de modifier le numéro de pièce généré lors de la création du document. Sauf si la pièce est validée (drapeau jaune ou bleu).

Pour cela, il suffit d'aller en modification sur la pièce concernée, et de cliquer sur le bouton "crayon"

Gestion des numéros de pièces avec préfixe : le préfixe ne doit pas être renseigné. Celui-ci sera automatiquement calculé en fonction de la date de la pièce. De cette façon, une pièce pourra être replacée dans une série selon sa date.

7Exemple : Création d’une commande en juillet 2017 par erreur au lieu de septembre 2017.

Après modification de la date de la pièce, on pourra modifier le numéro de pièce afin qu’il soit replacé dans la série des pièces de septembre 2017.

Le nouveau numéro saisi peut avoir n'importe quelle valeur, pourvu qu’il ne soit pas déjà existant. Un message d'avertissement apparaît alors si le numéro est déjà utilisé : le numéro de pièce existe déja.

Comme cela, il est possible de "rattraper" les "trous" éventuels dans la série chronologique des numéros de pièce.

Si le numéro saisi est supérieur au dernier existant, la prochaine pièce créée repartira du nouveau numéro saisi + 1. Si le numéro saisi est inférieur au dernier existant, la prochaine pièce créée repartira du dernier numéro de la série + 1.

Si l'ancien numéro était le dernier de sa série il sera rendu libre par le changement de numéro. Par exemple ici on était sur la série de novembre et on a remplacé le numéro 3 par le numéro 5 de la série de octobre 2014 : si 3 était le dernier de novembre 2014 il sera disponible pour la prochaine création de pièce sur ce même mois.

Gestion de numéros de pièce sans préfixe :

Le principe est le même : le nouveau numéro saisi devra être inexistant.

Cas des factures clients

Comme pour les autres pièces, ce choix de changement du numéro ne sera pas possible pour les factures validées définitivement. Seules les factures non validées (drapeau vert) pourront être re numérotées.

Il sera possible de modifier le numéro d'une facture client avec le bouton mais sous certaines conditions. En effet, la législation impose de ne pas générer de "trous" dans les séquences des numéros de factures.

De ce fait, il sera interdit de changer le numéro des factures si vous n'utilisez pas la numérotation avec préfixes. En effet, dans ce cas les numéros de factures sont gérés dans une seule séquence de numéros, et il n' y a pas de lien entre ces numéros et les dates des factures. Un message s'affichera si vous lancez le traitement de changement de numéro de facture alors que vous n'utilisez pas les préfixes de numérotation :

Par contre si vous utilisez un préfixe de numérotation le numéro de chaque facture est directement lié à sa date. Par exemple en cas de préfixe de type année sur 2 chiffres et mois, une facture de novembre 2017 a un numéro de facture commençant par 1711.

En cas d'erreur lors de la saisie de la date de la facture, si vous corrigez cette date vous pouvez vous retrouver avec une facture pour laquelle le préfixe année / mois du numéro ne correspond pas à la date de la pièce.

Par exemple vous avez créé une facture datée du 15/11/2017, son numéro est le 17110150. Vous avez rectifié la date de cette facture et saisi la date du 31/10/2017. Le numéro de votre facture est resté à la valeur 1711050, ce qui ne correspond pas à sa date :

Dans ce cas vous pouvez demander le changement du numéro de facture avec le bouton .

Ce changement de numéro de facture sera autorisé seulement s'il y a incohérence entre le numéro et la date de la facture. Et aussi dans un cas particulier en début de mois, Modification du numéro de pièce#new_numero_facture

Si vous n'êtes pas dans ce cas d'incohérence, ni dans le cas particulier décrit dans le chapitre ci-dessous, et que vous lancez le changement de numéro un message s'affichera :

Mais ce changement va se réaliser sans que vous puissiez choisir le nouveau numéro de facture : le traitement va aller chercher automatiquement le numéro en fonction de la date de la pièce. Dans notre exemple, ce sera le dernier numéro utilisé de la séquence du mois d'octobre 2017 plus un. Si le dernier numéro de facture d'octobre 2017 est le 326, le numéro proposé sera le 17100327. Ce numéro sera affiché et vous pourrez valider ou non cette proposition.

Si vous validez, la facture sera re numérotée. Si vous abandonnez, la facture ne sera pas modifiée.

En cas de validation du changement de numéro un événement sera ajouté automatiquement dans le journal de la traçabilité de la Gestion Commerciale. Ceci permettra de justifier le "trou" éventuel dans la série des numéros de facture qui peut survenir si l'ancien numéro n'est pas le dernier de la série.

Dans notre exemple le numéro de facture 17110150 a disparu, si ce numéro n'est pas le dernier de la séquence de novembre 2017, il y a un "trou" dans cette séquence.

En cas de contrôle fiscal, vous pourrez retrouver cette trace dans le journal et expliquer pourquoi le numéro 17110150 est manquant.

Ce journal de traçabilité permet de retrouver des traitements avec la date de lancement, l'utilisateur, ...

Pour le consulter : menu accueil Oxygène, choix "utilitaires", puis "consultation du journal".

Ensuite vous pouvez sélectionner le dossier, l'application, l'utilisateur, les dates de lancement et le type d'événement :

Les dates de cette sélection sont les dates de lancement des traitements, par exemple si vous avez changé un numéro de facture le 13/09/2017 vous pouvez indiquer cette date dans les sélections. Pour le type d'événement saisir "NUMEROTATION" si vous souhaitez consulter les changements de numérotation des factures.

Exemple de consultation du journal pour la re numérotation d'une facture :

Nouveauté de la version Oxygène 10.05

Cas particulier d'un changement de numéro de facture avec préfixe année / mois et que la facture que vous souhaitez re numéroter est la seule dans la période année / mois de sa date :

Dans ce cas, vous avez le choix du numéro de la facture, et vous pourrez par exemple mettre le numéro suivant celui du mois précédent. Cette possibilité a été ajoutée dans la version Oxygène 10.05 en attendant un changement plus complexe qui sera réalisé dans une version ultérieure, afin de respecter la législation qui impose de ne pas revenir à 1 en début de chaque mois de l'année.

Exemple : vous avez le préfixe année / mois sur 4 chiffres, la date du jour est le 2/11/2020. Vous avez commencé votre facturation de novembre en créant une facture, elle a donc le numéro 20110001. Votre dernière facture d'octobre 2020 a le numéro 20100546.

Vous pouvez modifier votre facture 20110001 en la numérotant 20110547. Par contre si vous avez au moins une autre facture dans la séquence 2011 ce changement de numéro sera impossible.

Et à l'inverse, si vous avez re numéroté cette seule facture de novembre 2020 mais que vous vous êtes trompé, elle a le numéro 20110547 mais vous voulez un autre numéro, vous pouvez le corriger tant que cette facture est la seule dans la séquence de novembre 2020.

Si vous décidez de gérer une séquence de numéros sur l'année sans retour à 1 en début de chaque mois, vous pouvez donc re numéroter la 1ère facture du début de chaque mois dès sa création et avant de créer d'autres factures, mais cela implique que sur l'année complète vous ne pourrez pas gérer plus de 9999 factures. En effet, le préfixe année / mois représente à minima 4 chiffres et il reste donc 4 chiffres pour les numéros de factures sur une année.

Et en cas de préfixe année / mois sur 6 chiffres, le maximum par année est encore plus restreint car il est de 99 factures par an. A vous de bien choisir votre mode de numérotation en tenant compte de cette contrainte.