Validation de pièces

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La validation de pièces est une validation définitive après laquelle la pièce n’est plus modifiable. Elle intervient après l’enregistrement de la pièce. Cette étape de validation définitive représente une sécurité supplémentaire car elle permet un contrôle préalable de la pièce avant sa transformation ou son règlement. Seules les pièces validées définitivement pourront être transformées, ou réglées pour les factures.

 

 

La validation des pièces est définitive. Il faut donc bien contrôler que la pièce ne nécessitera plus de modifications ultérieures.

 

Pour les factures clients, il est obligatoire de les valider avant de les envoyer par mail au format PDF. En effet, la législation impose de ne pas permettre de modifier une facture émise, c'est à dire une facture transmise au client.

De la même façon, lors des impressions de factures, vous devez au préalable valider les factures que vous souhaitez imprimer. Dans le cas d'une impression en lots les factures non validées ne seront pas imprimées. Dans le cas de l'impression d'une facture seule, si elle n'est pas validée la mention "ébauche" sera ajoutée en fond de page par le traitement.

 

En cas d'impression de pièces dans le dossier DEMO ou dans les dossiers de tests, la mention "spécimen" sera ajoutée en fond de page. Cette mention permet de différencier les pièces non réelles. Un dossier de test est un dossier dont le code débute par "TEST_".

Vous ne devez pas gérer de dossier de test avec un code qui ne répond pas à cette préconisation. En cas de contrôle fiscal, il peut vous être demandé de dissocier les pièces réelles des pièces issues de vos dossiers de test.

 

Pour valider une pièce définitivement, vous avez deux possibilités :  

·           Soit, en vous positionnant dans la liste du tableau de bord sur la pièce concernée et en accédant au menu contextuel avec le clic droit de la souris pour choisir « Valider définitivement».

·           Soit, en vous positionnant dans la liste du tableau de bord sur la pièce concernée et en cliquant sur .   La pièce n’est plus modifiable mais elle peut alors être transformée en une pièce suivante de la chaîne des ventes ou être réglée lorsqu’il s’agit d'une facture.

Pour annuler une facture validée, il est alors nécessaire de la transformer en avoir (par clic droit sur la facture).   Le code couleur d’une pièce validée définitivement est le jaune, tant qu'elle n'est pas transformée.