Les informations complémentaires

Cette fonctionnalité est disponible à partir du menu avec le bouton  puis le choix "Les informations complémentaires". 

 

Les informations complémentaires vous offrent la possibilité d'ajouter des informations personnalisées sur les articles, fiches stock depuis la version 11.02 Oxygène, clients, fournisseurs, contacts clients, entêtes des pièces de vente (y compris les contrats d’abonnement et les factures d’acompte) et lignes des pièces de vente , entêtes des pièces d'achat et lignes des pièces d'achat, ordres de fabrication et nomenclatures des ordres de fabrication, ainsi que les actions CRM  (Gestion des prospects) si cette application CRM est présente et activée sur votre dossier.

 

Vous avez également cette possibilité pour les données de l'application Activité Formation si votre dossier intègre cette application. Dans ce cas vous aurez ces onglets supplémentaires dans ce traitement du paramétrage : Formation, Stagiaire, Jour Stage, Animateur, Site Formation

 

Ce paramétrage est spécifique à chaque dossier de gestion commerciale si vous gérez plusieurs dossiers.  

Ce paramétrage est accessible uniquement aux utilisateurs qui ont les droits de gestion des informations complémentaires : gestion des droits par utilisateur et par fonctionnalité, application gestion commerciale, ligne appelée "informations complémentaires".

 

Par contre l'utilisation des informations complémentaires est accessible à tous les utilisateurs du dossier.

 

Les onglets visibles dans l'écran dépendent des options de votre dossier, par exemple vous ne verrez pas les onglets des ordres de fabrication si vous n'avez pas acquis cette option "Nomenclature et fabrication". Vous ne verrez pas les onglets de l'application "Activité Formation" si cette application n'est pas présente dans votre dossier. Vous ne verrez pas non plus l'onglet "fiche stock" si vous n'avez pas l'option des achats et stocks ou si vous avez désactivé la fonction de gestion des stocks dans votre dossier.

 

Chaque onglet permet de réaliser le paramétrage des informations complémentaires que vous souhaitez utiliser dans les différents éléments de la gestion commerciale. Par exemple l'onglet "Client" présenté ci-dessous permet de choisir les zones à utiliser, en définissant pour chacune un libellé, et en indiquant si elle est obligatoire.

 

Paramétrage

 

 

Entête document Ventes et Lignes documents Ventes sont communs à tous les types de documents de ventes. Ainsi, lors de la transformation des pièces, le contenu des informations complémentaires est automatiquement transféré de la pièce source vers la pièce cible.

Idem pour la chaîne des achats : un seul paramétrage des informations complémentaires pour les en-têtes des pièces achat, et un autre pour les informations complémentaires pour les lignes des pièces achat.

 

10 champs libres sont disponibles pour les articles, fiches stock, clients, fournisseurs, contacts client, en tête des pièces de vente et en tête des pièces achat et en tête des ordres de fabrication:

- 4 champs de type texte de 60 caractères

- 2 champs numériques

- 2 champs de type date

- 2 champs de type valeur monétaire

 

5 champs libres sont disponibles  pour les lignes des pièces de vente et achat :

- 2 champs de type texte de 60 caractères

- 1 champ numérique

- 1 champ de type date

- 1 champ de type valeur monétaire

 

Et 8 champs libres au niveau des lignes de nomenclature des ordres de fabrication :

- 2 champs de type texte de 60 caractères

- 2 champs numériques

- 2 champs de type date

- 2 champs de type valeur monétaire

 

Pour chaque information complémentaire que vous voulez gérer vous avez les paramètres suivants à renseigner :

- Activez une information complémentaire en cochant la colonne "activée".

- Libellé : saisissez le libellé de cette information complémentaire : dans notre exemple le champ libre n°1 de la fiche client va contenir la situation maritale du client donc le libellé est "Situation maritale". Vous retrouverez ce libellé dans la fiche client en saisie, et dans les colonnes de données du client dans les écrans de type liste.

- Obligatoire : cochez cette case si vous souhaitez que la données soit obligatoire. Dans notre exemple ci-dessus, l'information complémentaire n° 5 "niveau technique" est en mode obligatoire : les utilisateurs ne pourront pas enregistrer une fiche client si cette zone est vide.

- Donnée personnelle : cochez cette case si le renseignement qui sera géré constitue une donnée personnelle. Par exemple la date de naissance d'un contact en est une.

 

Cette colonne "données personnelles" n'est visible et saisissable que pour les informations complémentaires des fiches clients et des fiches contacts clients. Cette notion n'existe pas pour les autres cas.

 

Il est important de bien cocher la case "donnée personnelle" quand c'est le cas. Cf la page d'aide Gestion des données personnelles pour le détail du procédé de gestion des données personnelles.

 

Utilisation  

Ces informations se retrouvent dans les écrans de gestion et les tableaux de bord (écrans de type listes : liste des clients, des articles, etc). La saisie se fait dans les fenêtres de gestion dans un onglet dédié nommé "Infos complémentaires".

 

  Exemple dans une fiche client avec le paramétrage défini comme ceci :  

 

Voici la saisie de ces informations dans la fiche client dans l'onglet "infos complémentaires", chaque zone selon son type permet une saisie alphanumérique, numérique, date, ou valeur monétaire  :  

 Dans cet onglet vous avez ce bouton qui permet d'accéder directement au paramétrage des informations complémentaires. La saisie des valeurs est totalement libre. Seul les champs paramétrés "Obligatoire" seront contrôlés (non vides) au moment de l'enregistrement de la fiche ou de la pièce en cours. Ce contrôle sera bloquant, et interdira l'enregistrement si une des zones obligatoires est vide.

 

Exemple d'un paramétrage de 2 informations pour le cas des fiches stock :

 

 

Voici la fiche stock avec la saisie de ces 2 informations :

 

 

 

Cas particulier des ordres de fabrication : dans le cas d'informations obligatoires dans les OF, le contrôle bloquant ne se fait pas au moment de l'enregistrement de l' OF mais au moment de la validation définitive de la fabrication.  

Si cette notion de zone obligatoire s'avère trop contraignante, vous pouvez à tout instant revenir modifier votre paramétrage afin de l'adapter à votre utilisation. Ce paramétrage est en effet modifiable à tout moment, y compris pour désactiver des champs libres utilisés auparavant. Dans ce cas les données saisies ne sont pas supprimées.

 

Pour faire afficher les informations complémentaires dans les écrans de type liste (ou "Tableaux de bord"), vous devez utiliser les fonctionnalités de gestion des colonnes d'une liste. En effet, par défaut les colonnes de ces zones sont invisibles. C'est à vous de les ajouter une fois que vous les avez définies. Cliquer sur le "+" du bandeau de titre des colonnes de la liste, puis le choix "colonnes" ou "gérer les colonnes". Vous verrez alors en fin de liste les zones des informations complémentaires que vous avez activées.

 

Exemple pour la liste des clients à l'écran : on retrouve les champs libres du paramétrage dans la proposition des colonnes que l'on peut ajouter.

 

 

Pour le cas des colonnes dans des écrans avec saisie, par exemple la saisie des lignes de pièces de vente ou d'achat, ou pour le cas des nomenclatures des ordres de fabrication : Une fois les colonnes ajoutées, déplacées, agrandies, etc il faut sortir de la saisie en cours et revenir. En effet la gestion des colonnes dans une liste avec saisie nécessite de quitter le traitement puis de revenir, sous peine d'un fonctionnement altéré en saisie juste après des changements de paramétrage de colonnes.

 

Utilisation de ces zones dans des états personnalisés

 

Vous pouvez ajouter ces zones dans vos états personnalisés.

Chaque zone libre a comme code le code INFOn avec la valeur de n de 1 à 10 selon le n° de champ. Par exemple l'information libre de la fiche client "type de contrat" que l'on a dans l'exemple ci-dessus aura comme code INFO1 car c'est la 1ère information libre parmi les 10 possibles.

Dans le cas des éditions des fiches clients ou des listes de clients, vous pourrez utiliser la syntaxe similaire aux autres zones de la table des clients : GCPCLI.INFO1

 

Dans le cas des modèles des états de type pièce achat ou vente, la syntaxe des zones des en-têtes est CONTEXTE_ENTETES.code de champ, Donc vous pourrez par exemple mettre CONTEXTE_ENTETES.INFO2 pour imprimer la 2ème information libre des en-têtes des pièces achat ou vente.

Idem pour les lignes des pièces achat et vente mais avec CONTEXTE_LIGNES : CONTEXTE_LIGNES.INFO4 correspond au 4ème champ libre des lignes de pièce achat ou vente.

 

Cas des fournisseurs : mettre GCPFOUR.INFOn

Cas des articles : mettre GCPARTIC.INFOn

Cas des contacts : GCPCONTA.INFOn

Cas des ordres de fabrication : GCPEFAB.INFOn pour les en-têtes et GCPLFAB.INFOn pour les lignes des ordres de fabrication.

Cas des fiches stock : GCPSTOCK.INFOn

 

La syntaxe pour ces zones dépend du type d'état et du contexte de l'impression, Il est possible que certains types d'états nécessitent une syntaxe différente. Si celle ci-dessus ne fonctionne pas pour un état, il faudra demander à votre service hotline ou à Memsoft comment procéder.

 

Gestion des données personnelles

 

En cas de données personnelles, la gestion des données personnelles tient compte de ce paramétrage pour effacer ou pas le contenu des zones des fiches clients et contacts.

Il existe aussi une impression de la fiche client dédiée aux données personnelles. Cette impression tiendra compte de votre paramétrage pour intégrer ou pas les zones activées ici.

Cf la page d'aide Gestion des données personnelles pour le détail du procédé de gestion des données personnelles.