Les références article / fournisseur

Les références article / fournisseur permettent d'associer un article à un ou plusieurs fournisseurs. Pour chaque référence on pourra enregistrer les éléments tels que le prix d'achat, le délai de livraison, etc. Ces données seront ensuite proposées lors de la gestion des achats afin de vous faciliter la saisie.

Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.

Principe  :

Le fait de créer une fiche article / fournisseur est obligatoire si on veut ensuite intégrer un article dans une pièce d'achat pour un fournisseur.

Toutefois cette création du lien entre l'article et le fournisseur pourra se faire en temps réel, lors de la première utilisation des deux références dans la saisie d'une pièce d'achat. En effet, si vous saisissez dans une pièce d'achat pour un fournisseur un article non encore référencé chez lui, vous aurez le message suivant :

Vous pourrez alors créer votre référence article / fournisseur sans être obligé d'abandonner la pièce d'achat que vous êtes en train de saisir. Une fois votre référence créée, vous reprendrez votre saisie de pièce achat à l'endroit où vous l'aviez laissée.

 

Accès aux fiches article / fournisseur :

L'accès aux références article / fournisseur peut se faire de plusieurs manières : clic droit sur le bouton articles  ou le bouton fournisseur du menu graphique, clic droit sur le tableau de bord des fournisseurs, ou sur celui des articles, ou à partir d'une fiche article dans l'onglet achat.

Par exemple, si clic droit sur le bouton articles du menu graphique on obtient le menu déroulant suivant :

 

Tableau de bord des fiches article / fournisseur :

Voici le tableau de bord des références existantes :

 

Vous pouvez poser des filtres pour trouver plus facilement la ou les fiches désirées :

- Filtre sur le code article, pour obtenir la liste des fournisseurs chez lesquels cet article est référencé.

- Filtre sur le code fournisseur pour obtenir la liste des articles gérés par ce fournisseur.

A partir de ce tableau de bord, vous pouvez utiliser les boutons du bas de l'écran pour visualiser, modifier, supprimer ou imprimer une fiche article / fournisseur. Vous pouvez en créer de nouvelles ou imprimer la liste de celles qui sont sélectionnées, triées par article ou par fournisseur.

La fiche article / fournisseur :

 

Référence article / fournisseur :

En haut de l'écran, le code article, sa désignation, le code et la raison sociale du fournisseur sont affichés pour rappel, et non modifiables.

 

Référence et désignation :

Si vous le souhaitez vous pouvez saisir ici le code article et la désignation que le fournisseur utilise, car ils ne sont pas obligatoirement les mêmes que dans votre société. Par défaut le traitement propose le code article et sa désignation tels que vous les avez saisis dans la fiche article, et qui sont utilisés dans la gestion des pièces de vente.

Si vous saisissez une référence et une désignation différents, ils seront utilisés dans la gestion des pièces d'achat.

Onglet "Les tarifs" :

Cet onglet permet la saisie des éléments suivants :

- Monnaie d'origine :

La monnaie du fournisseur est reprise si elle a été saisie, sinon la monnaie de tenue du dossier (paramètres généraux) est proposée. Il s'agit de la monnaie du prix d'achat unitaire de l'article. Si votre fournisseur est hors de la zone euro vous pouvez indiquez la monnaie dans laquelle vous allez gérer les achats pour ce fournisseur. La gestion multi devises convertira automatiquement les prix selon les monnaies utilisées et les taux de conversion paramétrés.

- Prix pour une unité d'achat dans la monnaie :

Il s'agit du prix d'achat unitaire de l'article, dans la monnaie indiquée juste au dessus. Dans notre exemple la boîte de 10 tubes de colle s'achète 6 euros HT chez ce fournisseur.

- Unité d'achat :

Il s'agit du conditionnement d'achat de l'article, c'est à dire sous quelle forme votre fournisseur vous vend cet article.

Il s'agit d'un champ de type texte, qui n'a aucune influence sur le mode de calcul des quantités ou des prix.

- Unité de vente :

Pour rappel, l'unité de vente que vous avez saisie dans la fiche article s'affiche ici sans que l'on puisse la modifier.

- Prix d'achat pour une unité d'achat :

Il s'agit du prix d'achat unitaire de l'article, dans la monnaie de tenue du dossier de la gestion commerciale. Dans notre exemple le fournisseur est géré en euro et le dossier de gestion commerciale aussi donc ce prix d'achat est le même que celui saisi au dessus. Si votre fournisseur est par exemple en dollars, ce prix sera le résultat de la conversion du prix en dollars en un prix en euros.

 

Quand vous voudrez enregistrer un changement de tarif de vos fournisseurs, il ne sera pas nécessaire de modifier un par un ces prix d'achat : il existe un traitement de mise à jour des prix d'achat qui vous permet d'effectuer une augmentation ou une diminution de tarif de manière automatique : cf Chapitre "Mise à jour des prix d'achat".

- Prix d'achat pour une unité de vente :

Il s'agit du prix d'achat pour une unité de vente de l'article, dans la monnaie de tenue du dossier de la gestion commerciale. Dans notre exemple, on achète les tubes de colle par boîte de 10, pour un prix de 6 euros HT. On a donc une conversion afin de connaître le prix d'achat d'une unité de vente : une unité de vente a un prix d'achat de 6 divisé par 10 soit 0,60 euros. C'est le coefficient de conversion qui est utilisé pour ce calcul.

- Coefficient de conversion entre unité d'achat et unité de vente :

Ce champ permet d'indiquer que l'on achète selon un conditionnement et que l'on vend selon un autre conditionnement. Si vous achetez et vendez l'article selon le même mode de conditionnement vous pouvez laisser ce champ vide.

Dans notre exemple nous avons saisi 10. Ceci veut dire que l'on achète nos tubes de colle par paquets de 10 et que l'on les vend à l'unité. L'achat d'une unité d'achat va impliquer l'entrée en stock de 10 unités de vente.

Lors de la saisie des pièces d'achat, vous pourrez saisir la quantité achetée selon 2 possibilités :

- le nombre d'unités de vente, proposé en saisie dans la colonne "quantité".

- le nombre d'unités d'achat, proposé en saisie dans la colonne "Qté Conv." (quantité convertie).

La modification de l'une de ces 2 quantités entraînera automatiquement le recalcul de l'autre.

 

Cf exemple ci-dessous de la saisie d'un bon de réception, avec notre article tube de colle acheté par boîtes de 10 tubes : achat de 60 tubes de colle, soit 6 boîtes de 10. Le prix unitaire d'achat qui est affiché est celui de l'unité d'achat, soit le prix d'une boîte : 6 € HT. Le montant de la ligne est calculé selon ce prix et la quantité convertie, soit dans notre exemple : 6 boîte à 6 € = 36 €.

 

Onglet "informations générales" :

 

Cet onglet contient les éléments suivants :

Marge :

- Prix de vente :

Le prix unitaire de vente de la fiche article est affiché mais non modifiable.

- Coefficient de marge :

Ce coefficient est calculé en fonction du prix unitaire de vente et du prix d'achat d'une unité de vente. Il n'est pas modifiable.

Mode de calcul : coefficient = prix de vente divisé par prix d'achat, en tenant compte du coefficient de conversion. Dans notre exemple le prix de vente à l'unité (un tube de colle) est de 2 euros HT, le prix d'achat à l'unité est de 0,80 euros HT, donc le coefficient de marge est de 2 / 0,80 = 2,5.

Remise à l'achat :

- Prix d'achat :

Le prix d'achat de l'onglet tarifs est affiché pour rappel mais non modifiable. Il s'agit du prix pour une unité d'achat. Dans notre exemple c'est le prix d'achat d'une boîte de 10 tubes.

- Taux de remise à l'achat :

Il s'agit du taux de remise que vous accorde votre fournisseur pour cet article. Ce taux de remise sera proposé par défaut lors de la saisie des pièces d'achat, vous pourrez en saisir un autre ou le remettre à zéro. Depuis la version Oxygène 10.07 ce taux de remise peut être saisi avec de zéro à 5 décimales.

Informations diverses :

- Quantité minimale à commander :

si votre fournisseur vous impose une quantité minimale de commande pour cet article, vous devez la saisir ici. cette quantité sera automatiquement proposée en saisie des pièces d'achat.

Vous pourrez toutefois modifier la quantité proposée. Il n'y aura pas de blocage si vous saisissez une quantité inférieure au minimum.

Il s'agit d'une quantité exprimée en unités d'achat : dans notre exemple nous avons saisi 5, cela veut dire que nous devons commander au minimum 5 boîtes de 10 tubes, soit 50 tubes.

- Délai de livraison prévu :

Il s'agit du délai nécessaire en jours pour que votre fournisseur effectue la livraison de cet article. Ce nombre de jours sera utilisé lors de l'arbitrage fournisseur : il fera partie des critères de choix si votre article est référencé chez plusieurs fournisseurs et que vous lancez un réapprovisionnement. Le fournisseur qui vous livre le plus rapidement sera sélectionné si décidez de privilégier ce critère. Cf le chapitre "L'arbitrage fournisseurs".

 

- Observations :

Ce champ est de type "bloc notes", vous pouvez l'utiliser comme aide mémoire interne. Il ne sera pas repris dans la gestion des pièces d'achat.

 

En cas de demande de suppression d'une référence article / fournisseur, le traitement vérifie si la référence est utilisée dans les pièces d'achat, si oui la suppression est refusée et un compte-rendu donne la ou les raisons de ce rejet.

Si la référence à supprimer n'est dans aucune pièce d'achat on a un message pour confirmer ou pas cette suppression :