Les contacts

Les contacts fournisseurs sont l'équivalent des contacts des clients : il s'agit des personnes qui sont employées chez le fournisseur et dont vous souhaitez enregistrer les coordonnées. Vous pouvez affecter un contact principal à chaque fournisseur, cette notion étant ensuite utilisée dans les pièces d'achat.

 

Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.

Si vous associez un contact principal à un fournisseur, celui-ci sera alors proposé automatiquement dans la saisie des pièces d'achat pour ce fournisseur. Vous pourrez alors le conserver, en saisir un autre ou ne pas saisir de contact.

Pour accéder à la gestion des contacts, il faut passer par la fiche fournisseur, onglet "Relations", puis utiliser les deux boutons et pour obtenir la liste des contacts existants ou pour passer en gestion des fiches contacts du fournisseur en cours.
 

Si bouton liste on obtient l'écran suivant :
 

 
Cette liste nous présente les contacts déjà existants et actifs pour le fournisseur en cours. Le code et la raison sociale de celui-ci sont affichés au dessus de la liste. La liste nous donne les codes et les noms et prénoms de chaque contact, ceux-ci sont triés par ordre croissant sur le code.
Ce bouton nous donne accès à l'écran de gestion des contacts.
 
 
Il s'agit d'un écran de type gestion en liste, qui reprend la liste des contacts existants triés sur le code contact, à gauche de l'écran, et la fiche du contact sélectionné, à droite de l'écran.
Par défaut, le logiciel se place automatiquement sur un contact de la liste en mode visualisation ou en mode modification.
Si vous désirez créer un nouveau contact vous pouvez le faire en vous positionnant sur une ligne vide dans la liste, ou bien par le bouton qui se trouve dans la barre des boutons en haut de votre fenêtre Oxygène. Si vous saisissez quelque chose sur une donnée non vide, cela va modifier le contact en cours.
 
 
Onglet Identification
 

Vous devez saisir un code contact lors de sa création : ce code accepte les doublons. Vous pouvez créer un nombre illimité de contacts.
Ensuite, vous indiquez les nom, prénom, civilité, service et fonction. La civilité est un champ libre, vous pouvez toutefois choisir parmi celles proposées par le bouton .
 
"Contact inactif" : vous pouvez cocher cette case si un contact de votre fournisseur n'est plus chez ce fournisseur. Par exemple une personne qui a quitté l'entreprise de votre fournisseur. Le fait de déclarer un contact comme inactif permet d'interdire ce contact en tant que contact principal du fournisseur.
 
 
Onglet Adresse :
 
Cet onglet permet de renseigner les coordonnées du contact. (adresse, téléphone, fax, mail et mobile).