Les contrôles d’importation

A chaque importation, est réalisé un contrôle des données du fichier texte avant de permettre l’écriture réelle.
Les contrôles systématiques
 
Les zones CODE* et DESIG* doivent impérativement être renseignées lorsqu’elles sont prévues dans le fichier texte (* code et désignation du client, du fournisseur ….).
Un contrôle d’homonymie est réalisé sur la zone Code (quand elle est prévue dans le fichier texte).
 
 
Les cas particuliers 
 
Client
- Si le régime fiscal n’est pas renseigné, une valeur par défaut est mise dans l’enregistrement client. Si l’option de création automatique n’est pas cochée et qu’un code de régime inconnu est présent dans le fichier texte, l’entité client ne sera pas importée.
- Un contrôle est délégué au composant de gestion des coordonnées bancaires. Ce contrôle permet de vérifier la cohérence des informations constituant le R.I.B. du client. Si ces informations ne sont pas cohérentes, le client n'est pas importé.
 
Fournisseur
- Si le régime fiscal n’est pas renseigné, une valeur par défaut est mise dans l’enregistrement fournisseur. Si l’option de création automatique n’est pas cochée et qu’un code de régime inconnu est présent dans le fichier texte, l’entité fournisseur ne sera pas importée.
 
Dépôt
Si l’option d’importation des articles est cochée mais pas celle d’importation des dépôts, la création d’un dépôt principal est alors obligatoire et proposée dans l’assistant d’importation.
 
Article
Si l’option de création automatique n’est pas cochée et qu’un type de TVA inconnu est présent dans le fichier texte, l’entité article ne sera pas importée.
A chaque nouvel article importé, un enregistrement de stock est créé automatiquement pour chaque relation <Dépôt – Article>, que le dépôt ait été importé ou créé dans l'assistant.
Stock
Les fiches stocks sont donc créées en amont lors de l'importation du fichier des articles. L'importation des stocks va en fait, non pas écrire les enregistrements, mais se positionner dessus par une lecture et les modifier après affectation des champs par les données du fichier texte.
Les zones Code pour l’article et le dépôt du fichier d’importation des stocks doivent impérativement être renseignées.
D’autre part, si ces codes ne correspondent pas à des entités connues de la gestion commerciale, le stock ne sera pas importé. Il ne le sera pas non plus dans le cas où ce stock n’existe pas déjà dans la gestion commerciale (génération automatique des stocks suite à la création des articles).
Composés (nomenclature)
 
Si aucun code article n'est précisé, l'enregistrement est considéré comme un commentaire.
Si un code article est précisé, cet article doit exister dans la table des articles.
Si un code est précisé, la quantité doit impérativement être non nulle.
 
Attention à ne pas lancer plusieurs fois l'import de la nomenclature pour un même article assemblé (sinon la composition de l'article sera dupliquée n fois).
 
 
Pièces de ventes (depuis la version 9.03)
Toutes les pièces de ventes quel que soit leur type sont importables : devis, commandes, Bons de livraison, factures. Les pièces d’achat/fournisseurs ne sont pas importables. Les articles et les clients doivent obligatoirement été créés au préalable.
 
Si les pièces sont importées au format CSV, 2 fichiers sont nécessaires : un pour les entêtes et un pour les lignes.
Les champs IDENT (identifiant entête pièce), CLIENT_CODE (code du client) et TYPE (type de pièce) sont obligatoires pour le fichier PIECES.CSV.
Pour le fichier LIGNES.CSV, le champ ENTETE_IDENT (=champ IDENT de PIECES.CSV) est  obligatoire.
 
Si les pièces sont importées au format XML, un seul fichier suffit.
 
 
Le champ TYPE (type de pièce) peut contenir les valeurs :
- D : Devis
- C : bon de Commande
- B : Bon de livraison
- F : Facture
- A : Avoir