Particularités de saisie d’une facture ou avoir  

Le choix de saisie d’un avoir se fait dans l’en-tête de la pièce en création de facture. Il suffit de cocher la case « Avoir » pour que la pièce se transforme en avoir avant la saisie. Le montant sera automatiquement négatif. Le numéro s’incrémente automatiquement à la suite des factures.

 

 

Dans le pied de la facture ainsi que dans l’onglet « Divers », vous  avez accès à la définition des échéances pour indiquer une date de règlement et répartir, si vous le souhaitez, le «Net à payer » en plusieurs montants de règlement et sur plusieurs échéances (Cf. Facturation et avoirs dans ce chapitre).

 

En pied de la facture vous avez des boutons différents de ceux de la saisie des autres pièces de vente :

 

Ces boutons ont les mêmes fonctionnalités que dans l'écran de la liste des factures :

Le bouton permet de modifier ou consulter les échéances de la facture.

Le bouton permet de transférer la facture ou l'avoir en cours en comptabilité.

 

Si vous demandez le transfert d'une facture en comptabilité et que vous n'avez pas encore effectué le paramétrage de la liaison vers la comptabilité, un message va vous demander quelle comptabilité vous souhaitez utiliser.

 

Si vous répondez "la comptabilité Oxygène", le traitement va lancer le paramétrage de la liaison avec la comptabilité Oxygène. Cf explications de ce paramétrage dans l'aide ../Parametrage_de_la_liaison_comptable1.htm

 

Si vous répondez "une comptabilité externe", c'est le traitement de paramétrage vers une comptabilité externe qui va être lancé. Cf explications dans l'aide Parametrage_de_la_liaison_ASCII.htm

 

 

Le bouton a 2 fonctions : si la facture n'est pas déjà totalement réglée, vous accédez à la création du règlement de cette facture. Si elle est totalement réglée, vous accédez à la consultation des règlements de la facture.

Le bouton permet de créer un avoir à partir de la facture en cours. Ce choix est interdit si vous êtes en consultation d'un avoir.

Le bouton permet de générer automatiquement la facture au format PDF et de l'envoyer par mail.

 

Seule une facture validée pourra être envoyée par mail : vous aurez un message le signalant.

 

Si vous répondez oui, un autre message va vous prévenir que la facture va être validée avant l'envoi.

 

 

Si vous avez répondu non, vous pourrez créer le PDF sans envoyer le mail et avec le choix de valider ou non la facture au préalable, pour éviter ou non la mention "ébauche". Le fait de créer les PDF factures sans lancer l'envoi du mail dépend du paramètre dans les paramètres des envois de mail :

 

Si vous avez acheté et activé l'option e-facture le bouton d'envoi PDF mail est remplacé par celui de la fonction e-facture. Cf ../e-facturehtm.htm pour le détail du fonctionnement de cette fonction, il s'agit ici d'un envoi unitaire de la facture en cours.

 

Ce bouton est utilisable uniquement en modification d'une facture non encore validée définitivement. Il permet de vider le contenu de la facture en cours, c'est à dire de supprimer les lignes et enlever les montants du pied comme par exemple le port ou les frais. Le but est de vider complètement une facture qui aurait été créée par erreur. Le traitement de vidage élimine le contenu de la facture et ajoute une ligne de commentaire pour indiquer par qui et quand ce vidage a été réalisé.

Exemple :

 

Si vous avez demandé le vidage de la facture, tant que vous n'enregistrez pas celle-ci, ce vidage peut être désactivé en abandonnant la modification en cours.

Il faut enregistrer la facture pour que ce vidage soit réellement réalisé.

Le contenu du texte est paramétrable dans les paramètres du dossier, dans l'onglet "Docs" et le sous onglet "Vente", en bas à gauche :

 

Si la facture que vous videz était issue de la transformation de pièces comme par exemple des bons de livraison, un devis, ou une commande, la ou les pièces d'origine vont repasser en statut "à transformer". et vous pourrez refaire la facturation de ces pièces d'origine.

 

Si la facture que vous videz avait un acompte, le montant de l'acompte est remis à zéro, mais le lien entre la facture et la facture d'acompte n'est pas modifié.

Lors de la validation définitive de la facture vidée un message d'alerte vous avertit que vous devez corriger l'attribution de cet acompte.

Pour cela vous pouvez utiliser le bouton afin de désattribuer la facture d'acompte de cette facture vidée.

La facture d'acompte pourra ensuite être affectée à une autre facture à venir pour ce client.