La purge des données : début du traitement

- La procédure de purge est une opération irréversible. Vous devez donc prendre un maximum de précautions et notamment vérifier que vous disposez d'une sauvegarde récente de vos données.

- Avant l'opération de purge, le traitement va réaliser un archivage. Il est indispensable d'effectuer cet archivage ET une sauvegarde de vos données. Si vous ne respectez pas ces demandes, vous risquez de ne pas pouvoir faire face à vos obligations de conservation et de traçabilité en cas contrôle fiscal.  (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 du 03/08/2016).

 

Pour effectuer ce traitement, accédez au menu contextuel par le clic droit de la souris sur  dans le menu graphique et choisissez « Purge »

Au début du traitement si vous êtes en multi postes vous aurez le message suivant :

 

 

 

Confirmer par "OUI" et le traitement passera en mode exclusif. Pendant la purge les utilisateurs ne pourront pas accéder à votre dossier.

L'étape suivante vous explique la procédure de purge : utiliser l'ascenseur pour lire le texte dans son intégralité.:

 

 

- Une fois que la purge aura été effectuée, il ne sera plus possible de saisir des documents, ni d'effectuer des mouvements de stocks pour une date antérieure à la date de purge. Il est donc nécessaire de vérifier qu'un inventaire a été effectué et que toutes les pièces ont été saisies, validées et transférées en comptabilité.

- La fin de la période purgée doit correspondre à la fin d'un exercice comptable.

 

- La purge ne peut être lancée que si vous êtes le seul à utiliser le logiciel, il convient donc de prévenir les autres utilisateurs que les données seront temporairement inaccessibles. De plus, pour des raisons de performance, nous vous conseillons de lancer cette opération directement sur le serveur.

- La procédure de purge commence par vérifier que toutes les pièces (hors devis et demandes de prix) ainsi que toutes les fabrications antérieures à la date de purge sont validées définitivement.

Ensuite le traitement va vérifier si toutes les factures et tous les règlements clients/fournisseurs sont bien marqués comme transférés en comptabilité (Oxygène ou autre).

Ensuite le traitement va effectuer le contrôle des fiches stock / aux mouvements de stock, et si des écarts existent un traitement de correction sera lancé.

Si toutes ces conditions sont respectées, la purge peut-être effectuée et aura pour conséquences :

 Pour les client et fournisseurs :

- calcul du report tel que REPORT = REPORT Précédent + (CA Facturé période - CA Réglé période),

- recalcul du CA Facturé pour la nouvelle période (somme des factures dont la date de création est > à la date de purge),

- recalcul du CA Réglé pour la nouvelle période (somme des règlements dont la date de création est > à la date de purge).

 Pour les articles :

- calcul de la quantité et de la valeur du stock à la date de purge (qui deviendront quantité et valeur initiale de la nouvelle période), ceci influence directement la valeur du CUMP

- recalcul des entrées et sorties de stock depuis la date de fin de la période purgée.

- suppression des données selon les options que vous aurez choisies.

 

Par , l’utilisateur déroule chacune des étapes proposées par l’assistant.

 

Cliquer sur "suivant" pour poursuivre le traitement, un 2ème écran s'affiche :

Cet écran explique comment réaliser une sauvegarde de l'application, avant de lancer le traitement de purge.

 

 

 

 

 

 

 

Date de la purge

Par défaut la date proposée par l’application est calculée afin de conserver 6 exercices complets de données par rapport à la date du jour.

 Dans notre exemple ci-dessus, l'exercice courant est 01/2017 - 12/2017, il faut garder 6 exercices donc la purge est proposée pour supprimer les données antérieures au 31/12/2010.

Le bouton permet d'abandonner le traitement sans réaliser la procédure de purge.

 

 

 

 

Options de purge

 

Une liste déroulante permet d’effectuer un choix de suppression pour chaque type de pièce. Chaque choix ci-dessous concerne à la fois les pièces d'achat et celles de vente, il n'y a pas de choix distinct par type de pièce. Par exemple si vous purgez les bons de commande, cela concerne les commandes achat et vente.

 

Options de suppression des Devis :

 

 

Options de suppression des Commandes:

 

 

S’il le souhaite, l’utilisateur, pourra préalablement à cette opération de purge, solder les commandes partiellement livrées, afin de supprimer toutes les commandes.

 

Options de suppression des Bons de Livraison:

 

 

Cette option de purge concerne tant les bons de livraison des fournisseurs (bons de réception) que les bons de livraison des clients.

 

Options de suppression des Factures

 

 

On peut purger les factures quel que soit leur statut "comptabilisé" : une facture non transférée en comptabilité peut tout de même être purgée, car on considère que la purge concerne des factures dont la date est antérieure à l'exercice comptable en cours. Ces factures ne pourront pas être comptabilisées car l'exercice correspondant est clos. Il est donc inutile de les conserver. Par contre seules les factures réglées peuvent être purgées..

 

Options de suppression des Règlements

 

 

Même principe que pour les factures : on ne prend pas en considération le statut "comptabilisé" des règlements. La purge va être possible pour tous les règlements comptabilisés ou pas, seule la notion de règlement totalement imputé va être prise en considération. Un règlement non totalement imputé sera conservé.

 

Options de suppression des Ordres de Fabrication:

 

 

Option de conservation des lots série pour la traçabilité :

 

Si vous choisissez de conserver les lots, cela signifie que l’ensemble des pièces nécessaires au maintien et à la cohérence de cette traçabilité sera conservé. Il est donc recommandé de ne pas conserver les lots car cela empêchera de purger toutes les pièces associées. Si vous décidez de ne pas conserver les lots, le traitement de purge supprimera les lots uniquement si leur stock est à zéro à la date de la purge. Un lot pour lequel il reste des quantités en stock à la date de la purge (stock réel et / ou stock virtuel) ne sera pas supprimé. Sa quantité initiale sera re calculée afin de correspondre au stock réel du lot à la date de la purge. Et ce lot sera automatiquement affecté au mouvement de stock  intitulé « Report » généré pour l'article.

 

On considère que la traçabilité des lots doit être possible et cela sur des lots des années antérieures, mais pas au delà de 6 ans en arrière.

Purge des données liées aux documents

Un certain nombre de données, du fait de la purge des pièces analysées ci-dessus, ne vont plus être nécessaires. Des options permettent alors la

-          purge des clients non utilisés,

-          purge des fournisseurs non utilisés,

-          purge des articles non utilisés,

-          purge des dépôts non utilisés.

 

Attention : le logiciel ne supprimera que les clients, les fournisseurs et les articles dont la date de dernière modification est antérieure à la date de la purge et qui n'ont pas été utilisés dans des pièces après cette date de purge.

 

Une fois cette sélection effectuée, la touche  permet de lancer l'analyse des éléments à purger.

 

Le bouton permet d'abandonner le traitement sans réaliser la procédure de purge.