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Création d'une facture d'acompte
Une facture d'acompte peut être créée de 3 façon différentes :- Lors de la validation d'un document (devis, commande ou facture) dans lequel un montant d'acompte a été saisi
- Lors de la création d'un règlement d'acompte
- Directement à partir du menu des factures clients
1) Document avec saisie d'un montant d'acompte :
Il faut tout d'abord renseigner le montant d'acompte dans le document (devis, commande ou BL), dans l'onglet "Valeurs".
Ensuite, lors de la validation définitive de ce document (bouton
), un message proposera
la création de la facture d'acompte, ainsi que de son règlement (attention :
le règlement ne sera pas créé si l’utilisateur n'a pas les droits
de gestion des règlements).
Si la
pièce en cours de validation a un acompte mais qu’elle est issue d’une
transformation et que la pièce d'origine a déjà fait l’objet de la création
de la facture d’acompte, cette création ne sera pas proposée à nouveau.
Dans la facture d’acompte, il est possible de saisir un montant soumis à TVA, ainsi que le taux de TVA à appliquer, permettant ainsi le calcul du montant de la TVA ainsi que le montant HT.
On ne doit gérer de la TVA sur acompte
que sur l'acompte lié à une vente de prestation, pas pour la partie
de l'acompte sur la vente de marchandises. Si l’acompte concerne à la
fois des prestations et des marchandises, il faudra saisir le montant
d'acompte TTC concernant les prestations dans le montant soumis à TVA,
et le montant d'acompte sans TVA concernant les marchandises dans le montant
non soumis à TVA : la TVA sera ainsi calculée uniquement sur la partie
prestation.
2ème exemple avec un acompte de 1000 euros et un montant de 400 sur marchandises et 600 sur prestations, avec un taux de TVA de 20% :
Si vous utilisez l'application TPV Oxygène, vous êtes
obligé de procéder à des clôtures périodiques de la Gestion Commerciale.
Dans ce cas, la date d'une pièce ne peut pas être antérieure à la date
de la dernière clôture effectuée.
Si vous n'utilisez pas le TPV Oxygène, les procédures de clôture en Gestion Commerciale sont tout de même possibles. Dans ce cas, même principe : la clôture permet de "figer" une période, et vous ne pouvez pas choisir une date de pièce antérieure à la date de la dernière clôture.
Le
bouton 
permet d'enregistrer la facture d'acompte.
La transformation des pièces avec acompte :
- Lors des transformations de pièces, le montant d'acompte de la pièce créée sera repris de la ou les pièces d'origine (somme des acomptes si plusieurs pièces regroupées).
- Si une pièce est transformée partiellement, le montant d'acompte sera affecté à la 1ere pièce issue de cette transformation à concurrence de son total TTC. S’il reste un reliquat d’acompte, il sera affecté lors de la transformation suivante.
- Il n'est pas possible de modifier le montant d'acompte ainsi affecté sur la pièce issue d'une de transformation (sauf pour les factures).
- Si la pièce créée est supprimée ou si son total TTC devient inférieur au montant d'acompte (après avoir supprimé des lignes dans la pièce par exemple), alors le montant d'acompte sera modifié de façon à être identique au total TTC de la pièce, et la différence d’acompte sera remontée sur la pièce origine. Et lors de la prochaine transformation de cette pièce d'origine, le montant d'acompte disponible sera affecté à la la nouvelle pièce générée.
- Les pièces sont créées successivement jusqu’à la facture finale. Au moment de la génération de facture par transformation de pièces, les liens entre les factures d’acompte existantes et la facture finale seront automatiquement créés.
Par clic-droit « Naviguer » sur la facture, vous retrouvez le lien entre la facture finale et le ou les acomptes associés.
Ce lien est important afin que le transfert en comptabilité soit correct (écritures au compte 419 "Client, avances et acomptes"). Un acompte pourra être lié à plusieurs factures finales différentes (si plusieurs transformations partielles).
- Le montant d'acompte des factures est modifiable même si il provient de pièces origine. Cela pour permettre de corriger d’éventuelles erreurs.
Il sera possible de modifier manuellement les liens entre les factures d’acompte et la facture finale, par exemple pour remettre à zéro l’acompte d’une facture, et ainsi rendre disponible un acompte pour l'affecter à une autre facture (cf. Modification manuelle du lien facture finale / un ou plusieurs acomptes).
2) Création d'un règlement de type acompte
Lors de la création d’un règlement sans pointage de facture, le logiciel propose de créer un règlement correspondant à un versement d'acompte.
Après avoir choisi de créer se versement d'acompte en cliquant sur le bouton
,
un message proposera de créer le facture d’acompte correspondante.
Dans l'affirmative, l'écran de saisie de la facture acompte apparaîtra alors, avec la date, le montant et le client pré-remplis selon les données du règlement associé.
3) Création manuelle d'une facture d'acompte
Pour les utilisateurs qui n’utiliseraient pas la gestion des règlements clients, il est possible de créer une facture d'acompte à partir de l'écran des factures client, en déroulant le menu "Actions" puis en choisissant "Créer une facture d'acompte".
Renseigner ensuite la date, le client ainsi que le Montant d'acompte en TTC et le montant de l'acompte soumis à TVA si nécessaire.
Dans
ce 3ème cas, la facture d’acompte n’est pas liée à un règlement.
Visualisation et impression d'une facture d'acompte :
Consultation d'une facture d'acompte et de son règlement :Les factures d'acomptes sont est visibles dans les factures clients : leurs numéros seront dans la même série que les factures normales, précédés de la lettre C.
On peut retrouver, en consultant une facture d'acompte (bouton
),
le n° et le type de la pièce origine de cet acompte, ainsi que le n° de
règlement associé.
Le règlement issu d'un d'acompte est visible dans les règlements clients (sauf dans le cas d'une création directe d'une facture d'acompte où le règlement correspondant n'est pas n'est généré. Cf. point 3 ).
Il n'est
pas possible de supprimer une facture d’acompte, comme on ne peut pas
supprimer une facture normale.
Par contre, il est possible de saisir une facture d’acompte avec des montants négatifs. Cela pourra servir pour passer des écritures inverses en comptabilité afin d'annuler une facture d’acompte.
Un facture d'acompte ne peut être modifiée, à part les éléments qui ne sont pas des montants : adresse, texte libre, etc..
Impression d'une facture d'acompte
Il est possible d'imprimer les factures d'acompte en cliquant sur le bouton
disponible en consultant la facture, ou dans l'écran des factures clients
: cela ré utilise les formats actuels
de pièces facture, avec dans le corps,
la mention « acompte », le type et le n° pièce qui est à l’origine
de la création de l’acompte, et le montant de l’acompte.
