La numérotation des documents

Il s'agit de pouvoir paramétrer les séries de numéros de pièces achat et vente afin de gérer ou non des préfixes de numérotation.

Ceci peut se faire soit en début d'utilisation d'un nouveau dossier, au moment de la création de celui-ci, soit en début d'année, si vous voulez changer le paramétrage de ces préfixes.

Au démarrage d'un dossier : il faut faire ce paramétrage avant de commencer la création des pièces, afin de pouvoir choisir les premiers numéros de pièce de chaque type de pièce.

Au début d'année si vous voulez par exemple changer de préfixe, idem, faire ce changement avant de commencer les créations des pièces de la nouvelle année.

 

Cet utilitaire est disponible à partir du menu du bouton "paramètres" :

 

 

Le choix "numérotation des documents" est accessible uniquement pour les utilisateurs du groupe ADMIN.

 

Un message s'affiche en cas de dossier multi utilisateurs :

 

 

 

Il faut confirmer en un clic sur "OUI".

 

 

 

Cet utilitaire est à utiliser avec les précautions qui s’imposent : prise de connaissance des conséquences de son lancement sur les données, demande d’assistance éventuelle dans le cadre du contrat de Hotline.

 

Par exemple si vous savez que vous aurez plus de 100 factures par mois vous ne devez pas choisir le préfixe "année sur 4 chiffres et le mois", car ce type de préfixe ne pourra gérer que 99 factures par mois. En effet, le numéro de pièce est sur 8 chiffres. Et ce préfixe va en prendre 6 : par exemple 201604 si avril 2016. Il reste donc uniquement 2 chiffres pour numéroter les pièces mois par mois.

 

Le texte de la partie "explications" vous indique le procédé de chaque type de préfixe. Et un exemple est affiché dans la zone "préfixe choisi" selon la date du jour.

 

Pour les pièces d'achat :

 

Le préfixe courant est affiché en exemple suivant l'option choisie et la date du jour, le 1er et le numéro maximum sont affichés également, ce qui permet de vous indiquer le nombre maximum de pièces selon le préfixe choisi.

Exemple sans préfixe :

 

 

 

Exemple avec un préfixe année / mois :

 

 

 

Pour les pièces de vente :

 

L'étape suivante vous permet de paramétrer la numérotation des ventes Même principe que pour la numérotation des achats mais le numéro de départ des factures vente n'est modifiable que si vous n'avez pas encore créé de factures dans votre dossier. La numérotation des contrats d'abonnement est visible seulement si vous avez l'option de gestion des contrats d'abonnement.

Vous ne pourrez pas modifier le premier numéro de facture de vente si au moins une facture existe dans votre dossier. Il vous faut donc réaliser ce paramétrage AVANT de commencer à utiliser la facturation des clients.

 

 

 

 

 

Vous ne pouvez pas choisir un numéro de départ inférieur à celui qui vous est proposé par défaut, sinon un message apparaît :

 

 

Ces numéros proposés par défaut sont selon les pièces qui existent dans votre dossier, par exemple si vous avez déjà 56 commandes d'achat vous ne pourrez pas diminuer le 1er numéro de commande achat en dessous de la valeur 57.

 

Cliquez sur le bouton "terminé" pour prendre en compte vos changements de numéros. Le bouton Annuler vous permet d'abandonner le traitement sans changer les numérotations de vos pièces.

 

Si vous choisissez de gérer des préfixes de numéros, tous les types de pièce achat auront le même type de préfixe, et tous les types de pièce vente auront elles aussi le même type de préfixe.

Par contre vous pouvez gérer un type de préfixe différent entre les achats et les ventes.