Généralités

Les Paramètres généraux

Les paramètres de la société

Lots/Séries

 

Préalablement à l'utilisation des fonctionnalités liées à la gestion des articles numérotés en lots séries, il faut réaliser un paramétrage au niveau des paramètres généraux de votre dossier..

Généralités – Gestion des lots

Gestion des lots/ sous-lots et numéros de série

Dans l'onglet Lots / Séries de la fiche des paramètres, indiquez par les cases à cocher correspondantes si vous allez  utiliser des numéros de lots, des numéros de sous-lots et/ou des numéros de série.. Ceci est un paramétrage global, ensuite ce sera au niveau de chaque article que l'on pourra désigner les articles concernés par l'utilisation de ces numérotations lot / série.

La gestion des sous lots n'est possible que si la gestion des lots est activée.

 

Généralités – disponibilité des produits

 

A partir de cet écran, il est possible de décider si, par défaut, les lots sont disponibles en stock dès leur création et immédiatement après les éventuels retours clients ou s'ils sont indisponibles quelques temps.

 

Disponibilité immédiate des lots

Permet d'indiquer si les lots sont débloqués immédiatement où s'ils sont mis en quarantaine.

Disponibilité des retours clients

Permet d'indiquer si les retours clients peuvent directement être remis en stock et rendus disponibles ou s'ils doivent être mis en quarantaine.

Le choix de mise en quarantaine au niveau des préférences société permet, par exemple, d'isoler par défaut tous les articles retournés par les clients. Ensuite, si l'article retourné s'avère être en bon état, il pourra être remis en vente immédiatement, en cochant la case « Disponible » au niveau de la fiche d'entrée en stock de l'article numéroté.

 Les articles réceptionnés, auxquels aucun numéro n'a encore été attribué, sont mis automatiquement en quarantaine (la case « Disponible » est décochée, par défaut). Dans ce cas, l'identifiant interne (date de réception + compteur), qui est automatiquement renseigné, permet cependant la traçabilité de tous les mouvements du stock.

Il est également possible de déclarer un article ou un lot d'articles en quarantaine même si des numéros leurs ont été attribués.

Les articles en quarantaine ne sont pas proposés à la vente ou à la fabrication. Ils sont entrés en stock dès lors que leur réception a été validée mais ne sont pas disponibles. Cependant, ils restent disponibles lors de sorties manuelles de stock ou de retours aux fournisseurs. En effet, très souvent les retours clients de produits détériorés sont remis en stock, avant de faire l'objet d'une sortie manuelle ou d'un retour fournisseur. Ainsi, ces articles sont comptabilisés en tant que retours mais ne pourront ni être revendus ni entrer dans la préparation d'une fabrication.

 La notion de disponibilité liée à la quarantaine signifie que l'article est disponible à la vente ou à la fabrication. Si l'article n'est pas disponible à la vente ou à la fabrication, il est cependant bien physiquement en stock, et donc sera compris dans le calcul du stock physique disponible dans la fiche article.

Génération automatique des numéros de lots, sous-lots et de séries

 

En ce qui concerne les entrées en stock, qu'il s'agisse d'un achat, d'une entrée manuelle, d'un retour client ou même d'une fabrication, les numéros de lots, de sous-lots et/ou de séries qui seront attribués aux articles dépendent du paramètrage préparé dans cet onglet.  En effet, le paramètrage réalisé ici permet d'attribuer des numéros automatiquement à chaque entrée en stock. Bien entendu, celui-ci est indicatif. En effet, il est possible de décider, à l'attribution de numéros, de saisir un numéro différent de celui proposé en automatique. Ceci est un détail d'importance, dans la mesure où cela permet de saisir, par exemple, le numéro attribué à un article par le fournisseur.

 

Formules

Il est possible d'indiquer deux formules de calcul pour chacun des trois niveaux, qu'il s'agisse des numéros concernant les entrées standards ou de numéros attribués lors de la fabrication de produits. Le paramètrage des numéros de lots, de sous-lots et de séries est donc totalement personnalisable.

Longueur du numéro

Préciser la longueur totale du numéro à générer (20 caractères maximum). Cette longueur sera utile en cas de numérotation automatique.

Incrémentiel

Indiquer s'il s'agit d'un numéro incrémentiel ou non (un numéro incrémentiel est un numéro qui évolue par adjonction d'une quantité constante à la valeur de base de la variable). Par exemple, on peut définir que le lot sera composé des 5 premiers caractères du code article, suivis d'un chiffre incrémenté automatiquement et de longueur 3. Longueur totale est donc de 8.

Zone de texte

La zone de texte, qui n'est pas obligatoire, permet de définir la formule de paramétrage : elle doit utiliser une syntaxe spécifique afin d'indiquer la base commune qui sera attribuée aux numéros.

Par exemple, dans notre écran ci-dessus, les numéros de lot attribués aux lots de produits achetés seront pour l'article « Kit de décoration » dont le code est « DECOKIT » du type suivant : DECOK001, DECOK002, DECOK003 … etc. soit les 5 premiers caractères du code article, suivis de 3 chiffres incrémentés de 1 en 1.

Les champs utilisables dans ces formules sont les suivants :

(VPIECE_IDENT)

L'identifiant de la pièce d'achat.

(VTIERS_CODE)

Le code de tiers s'il existe.

(VTIERS_DESIG)

La désignation du tiers.

(VDATE_ENTREE)

La date de livraison pour les pièces bons de réception, la date de fin de fabrication si l'entrée du lot est issue d'un ordre de fabrication, ou la date du mouvement de stock si c'est une entrée manuelle de stock.

(VDATE)

La date du jour.

Les champs des tables d'interface des composants en lien :

I_GCPARTIC, table des articles  (utilisez par exemple I_GCPARTIC.CODE pour le champ code article),I_ GCPFOUR table des fournisseurs si la pièce est de type achat, I_GCPCLI si la pièce est de type vente (par exemple un bon de retour, ou un avoir client)..

Pensez toujours à saisir les noms des champs en majuscules dans ces formules.