La purge des données

Pour effectuer ce traitement, accédez au menu contextuel par le clic droit de la souris sur  dans le menu graphique et choisissez « Purge »

Au début du traitement si vous êtes en multi postes vous aurez le message suivant :

Confirmer par "OUI" et le traitement passera en mode exclusif. Pendant la purge les utilisateurs ne pourront pas accéder à votre dossier.

Sélection des données à supprimer

Un assistant guide l’utilisateur et lui indique les différentes étapes à suivre :

Date de la purge

Par défaut la date proposée par l’application est la date de la dernière clôture effectuée sur le dossier. La date de purge doit être inférieure ou égale à la date de la dernière clôture.

Une purge ne peut être exécutée que pour une période clôturée.

Par défaut, le logiciel propose la date de la dernière clôture,  la période de purge peut être antérieure à cette date.

Par exemple, on pourra demander la purge à la date du 30/06/2011 tandis que la période clôturée va jusqu’au 31/12/2011

Par , l’utilisateur déroule chacune des étapes proposées par l’assistant.

Pièces à purger

Une liste déroulante permet d’effectuer un choix de suppression pour chaque type de pièce.

Options de suppression des Devis :

Options de suppression des Commandes:

S’il le souhaite, l’utilisateur, pourra préalablement à cette opération de purge, solder les commandes partiellement livrées, afin de supprimer toutes les commandes.

Options de suppression des Bons de Livraison:

Cette option de purge concerne tant les bons de livraison des fournisseurs (bons de réception) que les bons de livraison des clients.

Options de suppression des Factures

Cette dernière option de suppression concernera essentiellement les dossiers qui n’effectuent pas de transfert de leurs pièces de vente et ou d’achat en comptabilité.

Options de suppression des Règlements

Options de suppression des Ordres de Fabrication:

Conservation de la traçabilité des lots

Si l’option de traçabilité des lots est cochée, cela signifie que l’ensemble des pièces nécessaires au maintien et à la cohérence de cette traçabilité sera conservé.

Purge des données liées aux documents

Un certain nombre de données, du fait de la purge des pièces analysées ci-dessus, ne vont plus être nécessaires. Des options permettent alors la

-          purge des clients non utilisés,

-          purge des fournisseurs non utilisés,

-          purge des articles non utilisés,

-          purge des dépôts non utilisés.

Attention : le logiciel ne supprimera que les clients, les fournisseurs et les articles dont la date de dernière modification est antérieure à la date de la purge.

Une fois cette sélection effectuée, la touche  permet de lancer l'analyse des éléments à purger.