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Les relances
Fonctionnement général
Ce module vous permet d'éditer des lettres des relances pour les factures clients non réglées dont la date d'échéance est dépassée.
- Pour ce qui est des modes de règlement différents du type "traite", le fonctionnement est le suivant : si l'utilisateur renseigne une date de relance au 21/10/2014 par exemple, toutes les factures non réglées arrivant à échéance avant le 21/10/2014 seront relancées (niveau de relance de type Rx).
- Pour ce qui est des modes de règlement de type "traite", toutes les factures associées à ce mode de règlement seront relancées : celles arrivant à échéance avant le 21/10/2014 seront de type Rx et celles non échues au 21/10/2014 seront de type Tx.
Seules les factures définitivement validées
peuvent faire l'objet d'une relance.
Les différentes options de relances :
- Nombre minimal de lettres courtoises avant la mise en demeure : correspond au nombre de relances de type R (R1, R2,…) avant la mise en demeure (*).
- Délai accordé avant toutes actions (relatif à la date de facture) : cette option joue dans le calcul des relances de la façon suivante : s'il est indiqué x jours de délai accordé, seules les factures dont la date + les x jours ne dépasse pas la date de relance de référence indiquée dans ce même écran seront prises en compte pour le calcul des relances : suivant leur date d'échéance et leur type de règlement, elle seront de type Rx ou Tx… (cf. point précédent).
Exemple :
Soient 3 factures : facture n° 1 du 01/09/2014 avec une échéance de type TRAITE au 01/10/2014, facture n°2 du 15/09/2014 avec une échéance de type TRAITE au 15/10/2014 et facture n° 3 du 01/11/2014 avec une échéance de type TRAITE au 15/11/2014
è pour une relance effectuée au 08/11/2014 avec un délai accordé de 0 jours : les 3 factures vont être relancées, les 2 premières seront de type R1 (ou R2 si il s'agit de la 2ème relance, R3 de la 3ème relance ….), car leurs dates d'échéance sont antérieures à la date de relance et la 3ème (traite non échue) sera de type T1.
è pour une relance effectuée au 08/11/2014 avec un délai accordé de 10 jours : seules les 2 premières factures vont être relancées (la 3ème étant du 01/11/2014 + 10 jours = 10/11/2014 qui est postérieure à la date de relance de référence 08/11/2014) , et le type de relance sera R1 (ou R2 si il s'agit de la 2ème relance, R3 de la 3ème relance ….).
- Délai minimal à respecter entre deux actions de relances : il s'agit du nombre de jours à respecter entre la dernière relance et la nouvelle relance à effectuer.
La gestion des relances
Le bouton 
permet de lancer une nouvelle préparation : si de nouvelles factures font
l'objet d'une relance, elles seront ajoutées à la liste de préparation
des relances en cours.
Le bouton 
permet de supprimer la relance sur laquelle vous êtes positionné.
Le bouton 
permet d'apporter quelques modifications sur la ligne de relance en cours,
notamment le type de la relance qui a une influence sur le texte de la
relance éditée.
Le bouton 
permet d'éditer les lettres
de relances : une lettre de relance sera éditée pour chacune des lignes.
Il
est possible de faire une édition regroupée
de toutes les relances d'un même client par clic-droit sur une des lignes,
puis "Impression regroupée de relances".
Le regroupement se fait par niveau de relance (R1, R2, R3)
Le bouton 
permet l'enregistrement
des relances. Il n'est nécessaire d'avoir imprimé les relances avant de
les sauver. Lors de la prochaine préparation des relances, les factures
déjà relancées et toujours non réglées seront à nouveau relancées
avec un niveau de relance supplémentaire : R2, puis R3, ...
Modification du texte des lettres de relance
Le texte des lettres des relances peut varier suivant le niveau de relance.
Il
n'y a qu'un seul état qui contient les différents types de lettres : il
est possible de personnaliser ces différents textes en cliquant sur 
après
avoir demandé l'impression des lettres par .
Dans cet état, il y a différents folios nommés Corps à Corps5.
Un clic droit / Propriétés sur chaque folio permet de connaître à quel type de relance correspond la page en cours :
- Corps : relance de type traite T1 (Traite niveau 1)
- Corps2 : relance de type T2 à Tx (Traite niveau 2 à x)
- Corps3 : relance de type R1 (1er niveau de relance)
- Corps4 : relance de type R2 à Rx (2ème niveau de relance et supérieur, avant la mise en demeure)
- Corps5 : relance de type * (mise en demeure)
Si vous souhaitez par exemple modifier le texte de la lettre de relance de 1er niveau, il faut alors sélectionner le folio Corps3 puis choisir la zone de texte à modifier et actionner la touche Inser. de votre clavier pour accéder à la saisie du texte.
