Paramétrage d'envoi des emails

Ce paramétrage est accessible depuis la Gestion des utilisateurs.

 

Attention : ceci est un paramétrage général mais certaines applications peuvent redemander localement ces informations et ne pas tenir compte de ce paramétrage.

 

 

(Remarque : Le terme e-mail est équivalent à "adresse de messagerie électronique" ou "courriel".)

 

Libellé

Vous pouvez ici modifier le nom ou la désignation de l'utilisateur.

 

E-mail

Saisissez ici l'adresse e-mail de l'utilisateur.

Suivant la situation, cette adresse sera le destinataire ou l'expéditeur.

Exemples :

  • l'utilisateur n'utilise pas Oxygène mais une application (la Gestion Commerciale) lui envoie une alerte (de facturation) : c'est l'adresse de destination.

  • l'utilisateur utilise Oxygène. Il a créé une facture et va l'envoyer au client : c'est l'adresse d'expédition

 

Personnaliser les paramètres d'envoi

Par défaut, la personnalisation est désactivée. Si Oxygène est connecté à un compte Oxgène alors vous profitez d'un serveur smtp automatique avec les propriétés suivantes : une adresse email vous est attribuée (expéditeur) et votre adresse email sera affectée à "Répondre à" (Reply-to). L'envoi d'emails via le CRM n'est pas possible dans ce mode.

Cocher l'option "Personnaliser les paramètres d'envoi" permet de sélectionner les modes MAPI ou SMTP qui sont expliqués ci-dessous.

 

 

Il y a deux façons d’envoyer des e-mails à partir de votre logiciel : En passant par votre logiciel de messagerie, tel que Outlook Express, (paramètres à indiquer à gauche), ou en utilisant le protocole SMTP intégré dans Windows (paramètres à indiquer à droite). Ce paramétrage se fait par utilisateur.

Note : "Outlook Express" utilise, lui, le protocole MAPI.

 

On ne peut choisir Outlook Express que si l’on dispose d'un client de messagerie avec un compte opérationnel sur l'ordinateur sur lequel l’application est utilisée. Ce n’est pas toujours le cas.

 

Par exemple, si votre application fonctionne sous RDS, elle est exécutée via une "Connexion bureau à distance" et, bien que l’affichage et la saisie se fassent sur le PC local, l’application est en réalité exécutée sur le serveur. Il est, dans cette configuration, assez fréquent que le compte e-mail de l’utilisateur soit défini en local sur le PC. L’application qui fonctionne sur le serveur ne peut alors pas envoyer de commandes à Outlook Express qui se trouve sur le poste. Il faut alors, soit créer un second compte de messagerie pour l’utilisateur sur le serveur et autoriser l’exécution de Outlook Express dans sa session RDS, soit utiliser l'option SMTP qui ne nécessite pas de compte de messagerie pour chaque utilisateur.

 

En résumé, il est conseillé d’utiliser :

 

  • En mono poste : Outlook Express ou SMTP

  • En réseau : Outlook Express ou SMTP

  • Sous RDS / Citrix : SMTP

 

Dans les cas où les deux protocoles sont possibles, il existe d’autres éléments de choix car les possibilités ne sont pas exactement les mêmes.

 

Dans les deux cas, on pourra envoyer un e-mail à un ou plusieurs destinataires, à des destinataires en copie, avec ou sans pièces jointes. Mais, comme le montrent les paramètres demandés dans l’écran :

 

  • Sous "Outlook Express", on peut afficher la fenêtre classique de saisie de message pour le modifier à la main avant envoi.

  • Sous SMTP, on peut demander un accusé de réception et un accusé de lecture. A l’exécution, on pourra aussi préciser la priorité du message pour que l’utilisateur ait l’icône approprié dans sa liste de message.

 

Si l’on choisit SMTP, comme on n’utilise pas de compte de messagerie, il faudra indiquer ici le compte SMTP de la société et l’adresse e-mail de l’utilisateur pour les retours. De façon optionnelle, on peut indiquer le nom de l’expéditeur pour un affichage plus clair chez le destinataire. Ce sont ces mêmes indications qui sont demandées lors de la création d’un compte sous "Outlook express".

 

Note : Même dans le cas où il choisit d'utiliser Outlook Express, l'utilisateur à la possibilité de définir les paramètres du serveur SMTP afin de pouvoir changer d'option à l'utilisation.

 

 

Particularité avec le serveur smtp Gmail :

 

Pour chaque application non sécurisée qui essaie de se connecter en SMTP, comme Outlook ou Oxygène, il faut maintenant créer un mot de passe d’application au niveau de voitre compte Google (plus exactement un mot de passe pour chaque PC qui contient ce type d’application). 

 

Créer et utiliser des mots de passe d'application
Si vous utilisez la validation en deux étapes et que le message "Mot de passe incorrect" s'affiche lorsque vous tentez de vous connecter, vous pouvez essayer d'utiliser un mot de passe d'application.
1.    Accédez à votre compte Google.
2.    Sélectionnez Sécurité.
 
3.    Sous "Se connecter à Google", sélectionnez Mots de passe des applications. Vous devrez peut-être vous connecter. Si cette option ne s'affiche pas, voici les raisons possibles :

0.    La validation en deux étapes n'est pas configurée pour votre compte.

1.    La validation en deux étapes est configurée uniquement pour les clés de sécurité.

2.    Votre compte a été créé par le biais de votre entreprise, de votre établissement scolaire ou d'une autre organisation.

3.    Vous avez activé la Protection avancée.


4.    En bas de la page, appuyez sur Sélectionnez une application, puis choisissez celle que vous utilisez   Sélectionnez un appareil, puis choisissez celui que vous utilisez   Générer.
 
5.    Suivez les instructions pour saisir le mot de passe d'application. Il s'agit du code à 16 caractères figurant dans la barre jaune sur votre appareil.
6.    Appuyez sur OK.


Remarque : La plupart du temps, il n'est nécessaire de saisir un mot de passe d'application qu'une seule fois par application ou par appareil. Par conséquent, vous n'avez pas besoin de le mémoriser.


Ensuite dans Oxygène saisir le mot de passe

 

 

 

Synthèse des différents paramètres à renseigner suivant le protocole choisi :

 

MAPI - Profil

Profil de l'utilisateur en cas d'utilisation de profils différents avec par exemple Microsoft Exchange.

 

MAPI - Mot de passe

Mot de passe associé au profil MAPI.

 

SMTP - Serveur

Adresse du serveur de messagerie (exemples : smtp.fournisseur.com ou 192.168.1.2).

 

SMTP - Port

Port SMTP du serveur. valeur par défaut : 25.

 

Confirmation de lecture

La confirmation de lecture est un email envoyé automatiquement à l'expéditeur par le logiciel de messagerie du destinataire lorsque que le contenu du message a été affiché à l'écran.

Remarque : cette notion ne faisant pas partie des standards, certains logiciels de messagerie peuvent ne pas la gérer. Les logiciels de messagerie Microsoft tels que Outlook la gère.

 

Accusé de réception

Uniquement pour le protocole SMTP.

L'accusé de réception est un email envoyé automatiquement à l'expéditeur par le serveur de messagerie du destinataire.

 

Importance

Uniquement pour le protocole SMTP.

L'importance d'un message va de "Très faible" à "Très haute". Ce n'est qu'une information pour le destinataire.

 

 

Descriptif des protocoles MAPI et SMTP

Il existe 2 moyens très différents pour envoyer des emails :

  • MAPI : utiliser le logiciel de messagerie configuré sur l'ordinateur (Outlook, Thunderbird, ...)

  • SMTP : communiquer directement avec le serveur de messagerie

 

Principales différences :

 

MAPI

Le protocole MAPI permet d'envoyer des emails en utilisant le logiciel de messagerie par défaut installé sur l'ordinateur.

 

Avantages :

  • pas de paramétrage particulier. Si des modifications sont faites dans le logiciel de messagerie, cela n'a pas d'impact.

  • tous les emails envoyés sont donc stockés dans les "Eléments envoyés" du logiciel de messagerie.

  • suivant le mode d'envoi, le message peut être modifié dans le logiciel de messagerie pour modifier le contenu, ajouter des contacts, ajouter des pièces jointes ...

 

Défauts :

  • par soucis de sécurité, certains logiciels affichent systématiquement un message d'alerte avant l'envoi réel avec demande de confirmation (et parfois une pause de 5 secondes). Exemple : "un logiciel inconnu tente d'envoyer un message électronique. Voulez-vous continuer ?". A savoir qu'il existe des logiciels indépendants permettant de contourner ce défaut.

  • le contenu du message est du texte brut : il ne peut pas être mis en forme avec des polices et des tailles différentes, pas de couleurs, de soulignage, de gras ...

 

SMTP

L'utilisation du protocole SMTP permet de communiquer directement avec le serveur de courrier (serveur interne ou serveur du fournisseur d'accès internet).

 

Avantages :

  • plus rapide

  • autorise toutes les options disponibles depuis Oxygène

  • pas d'intervention nécessaire de l'utilisateur (contrairement aux confirmations via MAPI)

  • suivant l'application : possibilité de contenu riche (HTML)

  • suivant l'application : utilisation des types MIME. Exemple : envoi d'une tâche au format vCalendar, d'une carte de visite vCard, ...

 

Défauts :

  • il faut connaître l'adresse du serveur SMTP (ainsi que le port utilisé si ce n'est pas celui par défaut).

  • le protocole doit être autorisé par la sécurité interne (voir avec l'administrateur réseau)

  • certaines options des logiciels de messageries ne sont pas disponibles : sécurité, cryptage ...

  • pas de sauvegarde du message (il est néanmoins possible de se mettre en Copie pour le recevoir et le ranger)