Les données que vous allez saisir dans votre solution de gestion (fichier des articles, des clients, écritures de comptabilité etc...) doivent être stockées de façon à être accessibles aisément.
Pour cela, votre logiciel utilise le principe de la base de données qui permet de regrouper par thème, et avec une certaine organisation, vos données. Ainsi, les informations sont stockées dans des bases qui regroupent plusieurs tables (ou fichiers) portant sur un même thème.
La base de données Gestion Commerciale rassemblera les tables Clients, Articles, Fournisseurs etc... dans lesquelles seront stockées les données relatives aux clients, articles, fournisseurs etc...
Chaque table regroupe des informations sous forme de fiches, appelées enregistrements.
Chaque enregistrement est composé de différentes rubriques appelées champs qui renseignent la fiche.
Si vous avez saisi 25 clients, vous aurez 25 fiches dans la table des clients. Dans une fiche client, on trouvera des champs tels que Code Client, Raison Sociale, Adresse, Code Postal, Ville etc...
Pour saisir vos données, vous passez par des écrans de saisie. Dans chaque écran, il existe des zones pour saisir les informations ou pour les consulter. Les zones peuvent être:
Chaque base de données peut contenir des tables semblables mais qui ne concernent pas le même champ d'action. Dans ce cas, on crée des dossiers différents. Cette notion permet ainsi de gérer des jeux de données différents possédant la même structure (bases de données, tables et champs).
Un expert comptable devant gérer la comptabilité de deux entreprises, créera, dans le bureau Oxygène, deux dossiers différents qui lui permettront de gérer les comptabilités de ses deux clients