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Tickets non validés
Ces cas d'erreur sont très rares, mais Memsoft a ajouté une procédure au cas où cela se produirait, afin de vous éviter de rester bloqué et pour que vous puissiez rectifier sans notre aide les données erronées.
Dans des cas très rares, la validation d'un ticket ne peut pas se réaliser complètement. Par exemple si les totaux ne sont pas cohérents par rapport aux lignes, ou bien si le règlement n'est pas correct par rapport au total du ticket, ou encore si la facture n'a pas pu se créer en gestion commerciale.
Le ticket est alors enregistré avec le statut "non validé". Le drapeau est de couleur verte pour ce ticket, alors qu'un ticket validé a un drapeau de couleur bleue. La validation consiste à créer la facture en gestion commerciale, créer le règlement, et signer les données du ticket et de la facture. Cette validation effectue aussi les cumuls dans l'historique du TPV, cumuls stockés par jour, mois et année.
Pour rectifier les données de ces tickets et les valider il existe une procédure avec 2 traitements :
- recalcul d'un ticket
- validation manuelle d'un ticket
Ces 2 procédures se lancent par 2 boutons soit dans la liste des tickets, soit en consultation d'un ticket. Si le ticket est validé ces 2 boutons ne sont pas visibles.
Seul un ticket non validé pourra faire l'objet de son recalcul et de sa validation manuelle
Exemple ci-dessous, le ticket n°1 est non validé, sa facture n'existe pas.
Permet
de recalculer les montants du ticket erroné, et son règlement.
Permet
de relancer la validation du ticket, avec création de sa facture et son
règlement en gestion commerciale.
Juste après la création du ticket TPV le traitement effectue une vérification du ticket.
Il y a 2 contrôles :
- Cumul des lignes en TTC ou en HT selon le mode de calcul du ticket, égal au total du ticket
- Cumul des règlements égal au montant TTC du ticket
Si une de ces 2 vérifications trouve une erreur, le ticket n’est pas imprimé ni validé ni signé. La facture n’est pas créée.
Le message survient dès la tentative de l'enregistrement du ticket, et l’utilisateur devra procéder comme ceci :
D’abord l’utilisateur va lancer le recalcul du ticket ce qui corrigera les montants du pied en partant des lignes et recréera le règlement. Puis l’utilisateur va vérifier le contenu de ce ticket et là il y a 2 possibilités :
Soit le contenu du ticket recalculé est celui attendu :
Il faut imprimer le ticket car le contrôle a interrompu le traitement. Et il faut le valider manuellement pour créer la facture en gestion commerciale.
Soit le contenu du ticket n'est pas celui attendu : lignes perdues, articles autres, ticket sans lignes, …
L’utilisateur peut de suite refaire un 2ème ticket pour ne pas faire attendre son client.
Pour le ticket recalculé mais de contenu non attendu :
2 possibilités :
1) vous pouvez le valider tel quel, ce qui va créer une facture et un règlement, et ensuite vous devrez faire un avoir en gestion commerciale pour annuler la facture de ce ticket, et il faudra également annuler le règlement de cette facture.
2) vous pouvez laisser de côté ce ticket, et appeler la hotline pour demande de le mettre à zéro.
La hotline mettra le contenu de ce ticket à zéro puis vous pourrez lancer son recalcul et le valider manuellement. La facture sera alors créée si le ticket a des lignes Le règlement ne se créera pas car le ticket est de montant 0.
Quel que soit votre choix, il est impératif de valider le ticket car sinon cela va bloquer la clôture journalière du TPV et la fin de journée de la caisse.
Si le ticket n'a aucune ligne, il sera validé mais il n'y aura pas de facture en gestion commerciale.
Si le ticket est correct mais que la facture n'a pas été créée : par exemple un souci de numéro de facture, de code analytique, etc.
Dans ce cas le traitement ne validera pas le ticket. Son contenu est correct, mais la facture n’existe pas. Il faudra relancer la validation du ticket. Pas besoin de faire son recalcul.
Si ticket correct, facture créée mais facture non validée, par exemple il manque une ligne, un code analytique est erroné..
Le ticket est validé et signé. La facture est créée non validée non réglée. Il faut alors que l’utilisateur corrige la facture en gestion commerciale, la valide et la règle manuellement.
Clôture TPV : il est interdit de clôturer si des tickets non validés existent.
Passer dans ces tickets, les recalculer et les valider avant de clôturer la journée.
Fin de journée du fonds de caisse
il est interdit de faire la fin de journée si un ticket est non validé, car il faut que le fonds de caisse soit basé sur des tickets corrects. Passer dans ces tickets, les recalculer et les valider avant de refaire la fin de journée.
Schéma des traitements
