Facturation dématérialisée Memsoft Oxygène

La dématérialisation des factures appliquée à Oxygène. Memsoft e-facture permet de profiter d'une plateforme complète de dématérialisation de vos factures. Vos clients se connectent à leur espace sur un mini site internet intégrant votre logo. Ils peuvent ainsi télécharger leurs factures. Grâce à un back-office mis à votre disposition, vous suivez les téléchargements réalisés. Au besoin, vous adressez par mail la facture. Vos clients sont prévenus par mail de la disponibité de leur nouvelle facture. La facturation dématérialisée devient un atout dans votre relation clientèle. https://www.memsoft.fr/solutions/Memsoft-Facturation-electronique-_11.html

Introduction à la dématérialisation et à l’archivage
Nous allons voir la dématérialisation et l’archivage des factures clients depuis la Gestion commerciale Oxygène avec Memsoft e‑Facture.
Avec Memsoft e‑Facture, les factures sont cryptées et redatées avec une empreinte numérique pour être conformes à vos obligations.

Accéder à e‑Facture depuis Oxygène
Allons dans Gestion commerciale > Factures.
Nous avons ici le bouton e‑Facture pour envoyer une seule facture et, à cet endroit, e‑Facture lot pour envoyer un ensemble de factures.
Nous souhaitons envoyer la facture par mail : nous cliquons sur le bouton e‑Facture.
Nous choisissons le modèle de facture ; nous allons prendre le Simplifié.

S’abonner à Memsoft e‑Facture
Nous sommes automatiquement renvoyés sur le site memesoft.fr, au produit Memsoft e‑Facture.
Nous retrouvons Qu’est-ce que Memsoft e‑Facture ?, la tarification (Memsoft e‑Facture est gratuit jusqu’à 10 factures par mois, ensuite un ajustement automatique est fait sur relevé du nombre de vos factures du mois précédent), les avantages de la dématérialisation, les réponses aux questions fréquentes, etc.
Nous allons à l’espace boutique pour nous abonner : il faut s’identifier, puis cliquer sur « S’abonner ». L’article est ajouté au panier.
Nous arrivons sur notre panier : l’article est bien « Abonnement mensuel Memsoft e‑Facture ». Le nombre possible d’envois est de 10 factures, pour un prix unitaire de 0 €.
Nous validons les conditions générales de vente, vérifions nos informations de facturation et de livraison, puis confirmons la commande.
L’abonnement Memsoft e‑Facture est actif et disponible.

Activation de l’abonnement dans Oxygène
Nous retournons sur Oxygène. Si vous avez cliqué sur « S’abonner », Oxygène propose de se relancer pour activer l’abonnement Memsoft e‑Facture. Nous acceptons.
Sur l’accueil d’Oxygène, au niveau de nos licences, nous voyons bien l’abonnement Memsoft e‑Facture actif.
Nous retournons en Gestion commerciale > Factures.

Envoi d’une facture par e‑Facture
Nous souhaitons envoyer la facture par mail, donc e‑Facture. Nous choisissons le modèle « Facture Simplifiée » et validons.
La génération de la facture se fait au format PDF.
Une fenêtre s’ouvre et indique le nombre d’envois possibles restants (10) et le nombre maximum sur la période (10).
Nous avons l’adresse du destinataire, que nous pouvons modifier si nous le souhaitons. Nous pouvons aussi nous envoyer une copie du mail reçu par notre client.
Nous validons l’envoi de la facture.

Réception côté client et espace client
Allons voir la facture reçue par notre client : un e‑mail indique qu’une facture de la part de BRICO est disponible. Nous retrouvons le logo de la société Brico et l’information que la société Brico utilise maintenant Memsoft e‑Facture.
Le client retrouve dans ce mail son identifiant et son mot de passe pour s’identifier à son espace client.
Il peut télécharger directement la facture via le lien, ou depuis l’espace client.
Dans l’espace client Memsoft e‑Facture, le client retrouve ses factures ; aujourd’hui, nous ne lui avons envoyé qu’une seule facture. En appuyant sur le bouton, il peut télécharger sa facture.
Dans Accueil > Mon compte, il retrouve ses informations, son identifiant et ses coordonnées.

Accès à notre espace Memsoft e‑Facture
De notre côté, nous avons reçu un e‑mail confirmant notre abonnement à Memsoft e‑Facture et un second mail pour la création de notre espace, avec notre identifiant et notre mot de passe.
Pour accéder à notre espace, il suffit de cliquer sur le lien. Nous arrivons sur notre compte, nous confirmons les informations, puis nous accédons aux rubriques suivantes :
les factures émises à nos clients, la liste de nos clients, la personnalisation des mails et les informations de notre compte.

Recherche et suivi des factures
Dans Mes factures, nous avons plusieurs critères de recherche : numéro de pièce, nom de la société, nom du destinataire, e‑mail du destinataire, ou un intervalle de dates.
Nous pouvons aussi filtrer les pièces téléchargées ou non téléchargées.
Nous allons rechercher toutes les factures (aujourd’hui, nous n’avons envoyé qu’une seule facture).
À cet endroit, nous avons plusieurs informations : le numéro de la pièce (s’il est en orange, cela signifie que le client n’a pas téléchargé sa facture ; s’il est blanc, elle est téléchargée), la date d’émission de la facture, le destinataire, l’e‑mail du destinataire, le montant TTC.
Deux actions sont possibles : renvoyer le mail au client (ou à une autre personne) et télécharger la facture.

Gestion de la liste des clients
En revenant à l’accueil, dans Mes clients > Rechercher les clients, nous avons l’ensemble de nos clients à qui nous avons envoyé une facture, avec les mêmes critères de recherche au départ.

Personnalisation des e‑mails
La personnalisation des mails nous permet de personnaliser le premier mail (en indiquant que nous passons par la solution Memsoft e‑Facture) et de personnaliser les mails suivants (par exemple, indiquer à notre client qu’une facture est en attente dans son espace client).
Nous y retrouvons aussi les informations de notre compte (identifiant, etc.).

Aide en ligne et documentation
Pensez aussi que vous avez l’aide en ligne : le bouton dédié et la touche F1 vous permettent d’avoir plus d’informations si vous le souhaitez.
Vous pouvez effectuer une recherche avec la loupe à cet endroit, ou depuis le menu sur le côté.
Dématérialisation et archivage des factures : vous y trouverez l’introduction, l’installation et l’utilisation.