Paramètres de la liaison

Paramètres de la liaison comptable externe

Le paramétrage de la liaison vers une comptabilité externe permet de renseigner les éléments nécessaires pour le transfert des factures et des règlements d'achat de la gestion commerciale vers une comptabilité externe. Ce paramétrage pour les achats suit les mêmes règles que le paramétrage concernant le transfert des pièces de vente et des règlements clients. C'est pourquoi nous vous présentons ici uniquement les onglets qui concernent les achats. Se référer à la documentation du paramétrage des ventes pour les éléments non décrits ici, et pour le détail du fonctionnement de ce paramétrage

Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.

Pour accéder à ce paramétrage faut passer par le menu des paramètres, qui s'affiche par un clic gauche ou droit sur le bouton :

dans le menu graphique, puis choisissez « La liaison comptable » puis « Paramétrage de la liaison vers une comptabilité externe » :

L'onglet général est déjà expliqué dans la documentation du transfert des ventes vers une comptabilité externe Onglet général - Paramétrage lien comptabilité externe.

Onglet options

Dans cet onglet vous pouvez indiquer si vous allez transférer les règlements fournisseurs. L'option pour les remises concerne à la fois les ventes et les achats.

Onglet journaux

Dans cet onglet vous devez indiquer le journal des achats puis vous devez définir les comptes rattachés aux modes de règlement des achats par le bouton .

Même mode de fonctionnement que dans les ventes, avec l'écran ci-dessous :

Ces paramètres seront utilisés si vous saisissez les règlements s'achat dans votre gestion commerciale Oxygène et que vous effectuez le transfert des écritures de règlements d'achat vers une comptabilité externe. Ce n'est pas utile de gérer ces paramètres si par exemple vous n'utilisez pas la gestion des règlements d'achat dans votre gestion commerciale Oxygène, ou si vous n'exportez pas ces écritures vers une comptabilité externe.

Onglet Achats

Dans cet onglet vous devez indiquer les comptes fournisseurs, les comptes d'achat et les comptes divers, puis vous devez définir les paramétrages du libellé.

Même mode de fonctionnement que dans les ventes, avec les écrans ci-dessous :

Sous onglet comptes fournisseurs

Bouton "Définir" :

Sous onglet comptes d'achat

Bouton "Définir" de ce sous onglet :

Sous onglet comptes divers

Bouton "comptes de règlement" :

Bouton "comptes de TVA" :

Nouveauté depuis la version 11.01 Oxygène : le régime fiscal Hors UE est concerné par le principe d'auto liquidation de la TVA lors de la création des écritures des factures d'achat. Il est donc important de paramétrer ici les comptes de TVA déductible et collectée pour ce régime fiscal. Voici un exemple d'écriture avec cette auto liquidation qui intègre la TVA des articles mais également la TVA sur port et frais :

Facture contenant des articles avec code TVA normal et réduit et des frais de port au code TVA normal :

montant HT des articles à TVA normale : 95

montant HT des articles à TVA réduite : 47,5.

montant port et frais : 90 soit un montant TTC de 232,5

TVA en auto liquidation pour 95 + 90 à 20% = 37 et TVA en auto liquidation pour 47,5 à 5.5% = 2,61

Bouton "comptes de taxes parafiscale" :

Depuis la version 11.01 Oxygène, vous pouvez paramétrer des comptes différents pour les ports et frais pour chaque couple code TVA et régime fiscal. Ce sera important de paramétrer des comptes de port différents notamment pour le cas de factures UE ou hors UE avec auto liquidation de TVA.

Depuis la version 11.02 Oxygène, vous avez une ligne de paramétrage supplémentaire pour le cas de factures sans code de TVA rempli sur les ports et frais (ligne en haut de la liste avec le code TVA "non défini"). Cela pourra servir pour des factures d'achat avec port et frais et pour lesquelles le code TVA sur port ou sur frais n'a pas été rempli parce que ce sont des factures sans TVA. Pour éviter un rejet du transfert de ces factures, vous pouvez remplir ici les comptes de port et frais à utiliser.

Sous onglet libellé

Pour le détail des modalités de ce paramétrage, on peut gérer des formules reprenant des données de la pièce à transférer.

On a aussi un paramètre spécifique au cas des achats : choix du n° facture que l'on peut intégrer, soit le n° facture Oxygène, soit le n° facture du fournisseur, qui est saisi dans chaque facture d'achat.

Pour les factures

Sont utilisables : les champs de I_GAPEFAC (structure d'interface des entêtes de factures) et de I_GCPFOUR (structure d'interface de la table des fournisseurs).
Il faut bien prendre en compte le cas des avoirs.
Exemple :
Si I_GAPEFAC.TYPE<>"A" Alors
  "Facture n°"+I_GAPEFAC.NUMERO_DOC
Sinon
  "Avoir n°"+I_GAPEFAC.NUMERO_DOC
FinSi

Pour les règlements

Sont utilisables : les champs de I_GAPREGL (structure d'interface des règlements clients) et de I_GCPFOUR (structure d'interface des fournisseurs), ainsi que la
variable VREGNUM (numéro du règlement.

Attention, il faut traiter les différents cas tels que : remboursements, passage en impayé,...