Utilisation de la fonction e-facture

Après activation de l'option e-facture dans les paramètres généraux du dossier, les boutons et remplacent respectivement les boutons et dans l'écran des factures clients.

Il n'est pas possible d'utiliser la fonction Pdf Mail pour des envois PDF de factures vente lorsque l'option e-facture a été activée dans votre dossier. Si vous souhaitez à nouveau utiliser la fonction d'envoi Pdf Mail pour des factures vente, il faut alors désactiver l'option e-facture dans les paramètres généraux de votre dossier.

L'envoi des factures

Pour poster une facture à la fois, cliquez sur le bouton

Les factures doivent être validées avant d'être envoyées vers e-facture. Un message proposera de valider la facture si celle-ci n'a pas été validée définitivement (drapeau vert).

Ensuite le logiciel propose de choisir le modèle de l'état de facture à utiliser

Après avoir cliqué sur le bouton , un fichier PDF correspondant à la facture est généré, puis envoyé vers le site Memsoft e-facture.

Si vous avez paramétré le stockage des factures PDF dans un répertoire dédié, et que ce répertoire n'est pas valide, lors de la génération du PDF un message vous le signale

Et le traitement ouvre directement la fenêtre de paramétrage. Le curseur est positionné sur le paramètre à corriger :

Il faut alors choisir un répertoire valide puis enregistrer votre choix, et relancer le traitement d'envoi e-facture.

Une jauge animée vous permet de voir l'avancement de cet envoi.

L'adresse mail du destinataire utilisée par défaut est celle renseignée dans l'adresse de facturation de la fiche client. Mais cela est paramétrable, il est possible par exemple de choisir l'adresse mail indiquée dans la fiche du contact principal (Cf. Parametrage de l'envoi des e-mails)

Si l'envoi n'a pas réussi un message vous en donne la raison :

Les causes d'un rejet sont :

- adresse mail client non renseignée

- adresse mail client incorrecte

Si le nombre maximum de factures prévu dans votre abonnement e-facture est atteint : votre abonnement vous donne la possibilité de réaliser un certain nombre d'envois de factures. Une fois ce nombre atteint vous aurez la possibilité de recharger un nouveau nombre de factures en modifiant votre abonnement. Quand cela se produira le traitement ouvrira directement la page web du site Memsoft pour modifier votre abonnement.

Le bouton permet d'envoyer les factures en lot, suivant des critères de sélection :

Un compte-rendu est affiché à la fin de l'envoi et indique les factures qui n'ont pas pu être envoyées.

Les cause d'un rejet sont :

- adresse mail client non renseignée

- adresse mail client incorrecte

- nombre maximum de factures prévu dans votre abonnement e-facture atteint : votre abonnement vous donne la possibilité de réaliser un certain nombre d'envois de factures. Une fois ce nombre atteint vous aurez la possibilité de recharger un nouveau nombre de factures en modifiant votre abonnement.

Les factures non validées sont ignorées lors de cet envoi par lots vers e-facture. Il n'y a pas de validation automatique.

Les mails envoyés par e-facture

Lors de la 1ère utilisation de e-facture, un mail vous est envoyé à l'adresse mail associée à votre compte Oxygène.

Il contient vos identifiants de connexion à votre espace e-facture, il est donc important de conserver ce mail.

Vous pouvez accéder directement à votre espace e-facture depuis ce mail, en cliquant sur le lien ou en cliquant sur le bandeau en haut du mail.

Vous pouvez également accéder à votre espace e-facture à partir de la Gestion Commerciale Oxygène, par le bouton qui est dans la fenêtre de la liste des factures vente, dans la barre des boutons du haut ici :

Après avoir confirmé ces informations, vous accédez à votre espace e-facture vous permettant entre autre de personnaliser le message contenu dans les mails e-facture envoyés à vos clients (cf. chapitre Votre espace e-facture plus bas)

Le destinataire reçoit aussi un mail lui indiquant qu'un compte e-facture a été créé pour lui, avec ses identifiants e-facture :

Ce mail reprend les nom et prénom du contact principal de la fiche client si il y en a un, et il contient en entête votre logo (indiqué dans les paramètres de votre dossier Oxygène).

Le client peut depuis de mail accéder à son espace client (Cf. chapitre L'espace e-facture des clients plus bas) ou télécharger directement sa facture en cliquant sur les liens correspondants.

Lors des envois suivants, l'identifiant est rappelé au destinataire :

Votre espace e-facture

MES FACTURES

Depuis cet écran, vous pouvez accéder à la liste des factures que vous avez envoyées par la fonction e-facture.

Différents filtres sont proposés.

Le bouton permet de télécharger la facture au format PDF.

Le bouton permet de renvoyer le mail de téléchargement de la facture au client.

Il est alors possible de modifier l'adresse mail et ainsi de renvoyer la mail à une autre adresse mail que celle prévue initialement.

Le petit bouton en haut à gauche permet de revenir sur le menu principal de l'espace e-facture.

MES CLIENTS

Depuis cet écran, vous pouvez accéder à la liste des clients à qui vous avez envoyé des factures par la fonction e-facture, suivant différents filtres.

Le bouton permet de voir la liste des factures du client sélectionné. Vous retrouvez alors l'écran "MES FACTURES" et ses fonctions.

PERSO. MAILS

Depuis cet écran, vous pouvez personnaliser le message contenu dans les mails e-facture envoyés à vos clients, pour le 1er mail et les suivants.

Le bouton permet de vérifier le message paramétré : un mail vous est envoyé pour test.

MON COMPTE

Depuis cet écran vous pouvez modifier les informations de votre compte e-facture, tel que le mot de passe. Dans cet écran il est indiqué le nombre de factures que vous pouvez encore transmettre avec votre abonnement e-factures en cours. Lorsque le compteur sera a 0, le logiciel vous proposera un nouvel abonnement.

L'espace e-facture de vos clients

Chaque client pourra consulter les factures le concernant ainsi que modifier son compte.

Le bouton permet de télécharger la facture au format PDF.

Le petit bouton en haut à gauche permet de revenir sur le menu principal de l'espace e-facture.