Envoyer une facture électronique

 

Pour envoyer une facture électronique, cliquez simplement sur le bouton depuis la liste des factures (ou la facture elle-même).

Pour les factures clients, il est obligatoire de les valider avant de les envoyer par mail au format PDF. En effet, la législation impose de ne pas permettre de modifier une facture émise, c'est à dire une facture transmise au client.

 

En cas d'envoi de pièces dans le dossier DEMO ou dans les dossiers de tests, la mention "spécimen" sera ajoutée en fond de page. Cette mention permet de différencier les pièces non réelles. Un dossier de test est un dossier dont le code débute par "TEST_".

Vous ne devez pas gérer de dossier de test avec un code qui ne répond pas à cette préconisation. En cas de contrôle fiscal, il peut vous être demandé de dissocier les pièces réelles des pièces issues de vos dossiers de test.

 

 

 

2 possibilités :

 

• Le client n’a pas encore accepté les factures électroniques : la facture au format PDF ne sera pas générée et un message vous avertira.

 

• Le client a accepté les factures électroniques : la facture au format PDF sera générée et envoyée.
  
  

Les factures déjà envoyées peuvent être ré-envoyées.

 

Lors de l'envoi, un assistant d'envoi est affiché une fois le fichier PDF créé :

 

 

 

Dans cet assistant, vous retrouvez les éléments selon les paramètres d'envoi que vous avez remplis pour votre dossier : adresse du ou des destinataires, contenu du message, objet du mail, ..

Options :Vous pouvez encore à ce stade changer de type d'envoi, décider de conserver ou pas le fichier PDF, consulter ce PDF, abandonner l'envoi du mail ou le valider.

 

Pour le détail de l'utilisation de cet assistant, cf page d'aide Utilisation PDF/e-mail

Jusqu'à la version 9.00 d'Oxygène, un certificat numérique est obligatoire et l'envoi du fichier PDF sera rejeté si ce certificat n'est pas dans les paramètres des envois de mails.

 

A partir de la version 9.01 d'Oxygène, si vous avez paramétré un certificat ce PDF sera envoyé signé numériquement. Sinon ce PDF sera envoyé non signé.
              

 

 

Cachet « Signé » dans le document PDF

Si vous avez paramétré un certificat numérique, dans le fichier PDF signé, vous verrez apparaître l’image d’un certificat. Ceci vous informe, en même temps que le destinataire, que le document est signé électroniquement.

 

 

 

Stockage de la facture

Si vous avez coché l’option « Conserver le fichier sur le disque » au niveau des paramètres généraux du dossier, onglet "Envoi mails", le document PDF sera automatiquement ajouté dans les Documents liés (GED) de la facture