Clôtures

Le traitement de clôture des données du TPV est lié aux obligations légales du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 du 03/08/2016. Ce BOI intègre l'obligation de conservation, de sécurisation, d'inaltérabilité et de traçabilité des données.

 

Dans ce cadre, il est obligatoire de réaliser une clôture quotidienne. Cela interdit de créer des tickets antérieurs à la date de la dernière clôture, et le traitement crée des grands totaux dans une table dédiée appelée "historique des clôtures". Ces grands totaux sont des cumuls des montants des tickets HT, TVA et TTC par taux de TVA.

 

il est interdit de clôturer si des tickets non validés existent. Consulter ces tickets, les recalculer et les valider avant de clôturer la journée, cf. page d'aide Tickets non validés.

 

Clôture quotidienne : comme le TPV peut être utilisé à n'importe quelle heure, l'obligation de clôturer est vérifiée sur un laps de temps de 24 heures. Si vous n'avez pas clôturé depuis plus de 24 heures, le traitement de création de tickets sera inaccessible, et la clôture sera demandée automatiquement.

 

 

Cette contrainte de clôture est effective à partir du 01/01/2018. Avant cette date la clôture quotidienne n'est pas obligatoire.

 

 

L'assistant de la clôture présente des explications concernant la date de la période qui sera clôturée. Cette date dépend de la date du jour et de la date de démarrage du TPV.

Le choix de la date à clôturer n'est pas libre, le traitement déduit cette date selon la situation de votre dossier.

Le traitement va clôturer jour par jour les jours non encore clôturés entre la date de la dernière clôture et la date jour – 1 .

 

Exemple d'un dossier dans lequel le TPV a été utilisé le vendredi et pas le week-end, le lundi suivant, lors de la création du premier ticket de caisse, la clôture va être demandée, et elle va concerner les dates du vendredi, samedi et dimanche précédents.

Même si aucun ticket de caisse n'a été saisi le samedi et le dimanche, on aura quand même une clôture quotidienne avec les cumuls.

 

On ne peut pas clôturer le jour en cours, si on lance la clôture et que le jour J -1 est déjà clôturé on a ce message :

 

 

En cas de fin de mois ou de fin d'exercice le traitement ajoutera des données dans l'historique en calculant des grands totaux mensuels et annuels.

Les cumuls sont effectués comme ceci :

Clôture de type J journalière : total des tickets créés jour par jour pour chaque date à clôturer. Et en cumul les montants depuis le début de l'exercice.

Clôture de type M mensuelle : total des montants du mois, et en cumul les montants depuis le début  de l'exercice.

Clôture de type X annuelle : total des montants de l'exercice et cumul perpétuel des montants depuis le début de l'utilisation du TPV.

 

 

Permet de lancer la clôture

Permet d'abandonner le traitement.

 

Le traitement de clôture effectue le calcul des grands totaux, qui sont conservés dans la table "historique des clôtures". Dans cette table, on aura également la trace des clôtures successives avec la date et l'heure du lancement.

 

Vous pouvez à tout moment consulter et imprimer cet historique.

 

Les données de l'historique sont générées avec une signature électronique au moment de leur création. Ces données ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. elles font partie des données vérifiées par le traitement de contrôle des données signées. Ce traitement permet de vérifier que les données n'ont pas été altérées, et si des altérations sont détectées, elles sont tracées dans un journal dédié..

Ce traitement de vérification des signatures est dans le menu accueil Oxygène, choix "utilitaires", "contrôle des données signées".

 

 

 

Chaque clôture est enregistrée dans le journal de traçabilité. Ce journal est consultable dans le menu d'accueil Oxygène, dans le menu texte du volet de navigation, choix "utilitaires", puis "consultation du journal". Avec des informations telles que la date du lancement, la période clôturée, l'utilisateur qui a réalisé le traitement.

 

 

En cas de contrôle fiscal, il peut vous être demandé d'accéder à ces traces afin de vérifier que les clôtures ont bien été réalisées. Le contrôle des signatures peut également être activé afin de vérifier l'inaltérabilité des données de votre application.

 

Exemple de contenu du journal pour une clôture TPV lancée le 21/10/2017 et clôturant le 20/10/2017 :