L'inventaire - Introduction

 

Pour effectuer une saisie d'inventaire,  accédez au menu contextuel par le clic droit de la souris sur  dans le menu graphique et choisissez « Inventaire »

 

Généralités

 

En termes comptables, l'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.

 

Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

 

Toute entité contrôle au moins une fois tous les douze mois les données d'inventaire.

 

L'inventaire permet de fixer la valeur du stock et de contrôler si aucune marchandise n'a disparu physiquement (par obsolescence, perte ou vol) ou comptablement (par erreur de traitement des opérations de gestion).

 

Il permet donc d'obtenir une image des stocks réels.

 

Pour cela, toutes les marchandises existantes dans le stock doivent être répertoriées dans le but de les comparer aux stocks calculés par le logiciel à partir des différents mouvements (achats, ventes, entrées et sorties, transferts, fabrications, ...).

 

S'il manque des marchandises par rapport à ce calcul, il y a lieu de s'interroger sur l'origine des disparitions ou des erreurs de gestion.

 

L'inventaire permet aussi d'apprécier les pertes de valeur marchande des marchandises devenues inutilisables ou obsolètes.

 

On distinguera 2 formes principales d'inventaire :

- la reprise d'inventaire qui permet d'indiquer le stock initial (et sa valeur) lors du démarrage de l'utilisation d'Oxygène pour votre société (et qui devrait donc ne servir qu'une fois au moment de la création de votre dossier dans Oxygène), reprise inventaire

- la saisie d'écarts d'inventaire (ou plus simplement "l'inventaire") qui permet de constater les différences de stock et qui sera utilisée au minimum une fois par an pour le bilan comptable. écarts inventaire

 

Il est à noter que le résultat d'un inventaire n'est pas transféré en comptabilité mais devrait permettre de justifier l'état du stock et sa valorisation. De ce fait, il est important de conserver une archive du résultat de l'inventaire.

 

Principe de fonctionnement

L'inventaire se déroule en 2 phases :

 

- La première phase permet de saisir les quantités en stock (et éventuellement les valeurs initiales),

- La seconde phase permet de saisir la valorisation comptable du stock inventorié

 

 Déroulement de l'inventaire :

 

- Définition du type d'inventaire à créer (initialisation ou saisie d'écarts),

- Constitution d'une liste d'articles à inventorier servant de bordereau d'inventaire (chaque utilisateur du logiciel peut se constituer sa propre liste),

- Saisie ou import des quantités et valeurs initiales si inventaire de reprise, et des quantités constatées et de leur valeur si inventaire d'écarts, directement dans cette liste,

- Validation des articles inventoriés qui passent de la liste des articles à inventorier à la liste des articles inventoriés,

- Répétition des 3 étapes précédentes autant de fois que nécessaire, On peut en effet valider partiellement ou complètement les saisies.

 

- Une fois que tous les articles sont inventoriés, validation de l'inventaire pour figer la liste des articles inventoriés,

- Il est alors possible de modifier la valeur comptable de ces articles (mais plus les quantités en stock qui ont été affectées précédemment),

- Une fois cette opération de valorisation effectuée, une nouvelle validation permet de mettre fin à l'inventaire. Aucun des éléments n'est alors modifiable.

- A la validation définitive, un export de l'inventaire est effectué à but d'archive,

- Lors du démarrage d'un nouvel inventaire, l'inventaire précédent est automatiquement purgé, mais l'archive est conservée.

 

Tableau de bord des inventaires

Un tableau de bord permet d'indiquer les principales informations concernant l'historique des précédents inventaires réalisés (et celui en cours de réalisation s'il c'est le cas).

 

 

Pour démarrer un nouvel inventaire, il suffit de cliquer sur le bouton "CREER" présent sur le tableau de bord.

 

On ne peut réaliser qu'un seul inventaire à la fois. Si un inventaire est en cours, il faudra le valider pour pouvoir en démarrer un nouveau.