Tableau de bord des factures et avoirs

Le tableau de bord des factures et avoirs est un peu différent de celui utilisé pour les devis, commandes et bons de livraison. En effet, il propose des actions différentes compte tenu de la position des factures et avoirs dans la chaîne des ventes. Lorsque des opérations de vente ont eu lieu, le tableau de bord des factures pourra être le suivant :

ce bouton permet de chercher les factures par leur montant. Cf. chapitre bouton_chercher_mt

 

Ce tableau de bord vous propose la liste de l’ensemble factures et avoirs. Les avoirs apparaissent en négatif contrairement aux factures.

Il vous permet de poser différents filtres pour adapter automatiquement la liste, de choisir directement les différentes actions disponibles pour la gestion d’une facture ou d’un avoir en particulier et également de visualiser, d’un seul coup d’œil, l’état de la pièce grâce à la codification visuelle inscrite dans la liste.

Le logo dans la colonne PDF signifie que cette facture peut être envoyée au client par mail par la fonction .ou par la fonction Memsoft e-facture si elle est activée. Ce logo apparaît uniquement si le client a accepté l'envoi des factures par mail (Option "Demande factures électroniques" dans l'onglet "Ventes" de la fiche client).

Le bouton permet d'accéder à votre espace e-facture. Plus d'informations sur la fonction "e-facture" : ../e-facturehtm.htm

Les filtres de sélection

Afin de réduire la liste, sélectionnez une période en cliquant directement sur les fiches du calendrier (Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année) ou en saisissant directement les dates. Choisissez ensuite le classement de votre liste, en déroulant la liste de la zone  .

L'onglet "purge" permet de visualiser les factures de date antérieure à la date de la dernière purge. En effet, par défaut ce filtre est activé comme ceci :

La en haut de l'écran à droite ou sur l'onglet ou le bouton du haut "sortie", ou la touche Esc permettent le retour au tableau de bord des factures.

Vous pouvez encore accélérer l’accès à la pièce souhaitée en entrant le code ou les premières lettres du code client dans « Code client débute par : » disponible dans l'écran de liste des clients, pour que la liste s’adapte automatiquement en fonction de votre saisie et pour pouvoir ainsi choisir plus rapidement une facture ou un avoir  en particulier.

De la même manière, vous pouvez réduire la liste en choisissant d’adapter votre liste en fonction de l’état de la pièce à partir de l'onglet « Type » : toutes, réglées ou non, validées ou pas, comptabilisées ou pas, et selon le type de facture : avoir, acompte, etc. Ces différents états sont repris dans les codes couleur de la liste.

Code couleur	Etat de la facture
vert	enregistrée modifiable règlement impossible
jaune	validée définitivement non modifiable règlement possible
jaune / bleu foncé	Partiellement réglée
bleu foncé	soldée seulement consultable
rouge	facture passée en perte irrécouvrable
bleu/rouge	facture avec une perte irrécouvrable partielle

 

Les différentes actions

 

Les différentes actions décrites ci-dessous sont déclenchées à partir du tableau de bord en cliquant sur les boutons disponibles mais également par menu contextuel en actionnant le clic droit de la souris sur la liste. Le menu contextuel vous propose également la visualisation de l’historique de la pièce et le transfert de la facture en avoir. Certaines actions sont disponibles ou non selon l’état de la pièce sur laquelle vous êtes situé dans la liste. Par exemple, si vous êtes positionné sur une facture validée définitivement mais non encore réglée, toutes les actions seront disponibles sauf celle de la validation définitive. Par conséquent, en vous déplaçant dans la liste sur des pièces ayant un état d’avancement différent vous constaterez la disponibilité ou non de certaines actions. En complément des filtres de sélection et des codes couleur, cet effet ne fait que renforcer votre visibilité dans l’utilisation quotidienne de votre gestion.

 

- Par menu contextuel sur la liste (accessible par le clic droit de la souris) : les choix disponibles dépendent de l'état d'avancement de la facture, par exemple une facture non validée ne pourra pas être réglée, les choix de règlement seront alors grisés.

 

Si l'option Gestion des Contrats et Facture d'Abonnements a été activée,  il y a un choix supplémentaire Transférer en contrat d'abonnement qui permet de créer un contrat d'abonnement à partir d'une pièce de vente client, à condition que la pièce soit validée définitivement.

Si vous cliquez sur , vous entrez directement en consultation, par défaut, sur la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, passer à la pièce suivante ou précédente. Pour modifier la pièce, passez en modification.

Le bouton permet d'entrer en mode modification sur la facture sélectionnée au préalable.

Si vous cliquez sur , une pièce vierge apparaît.

Le choix de cette action vous permet d’entrer directement en création sur une pièce et d’enchaîner la création de plusieurs pièces.

En cliquant sur , vous validez définitivement la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Une fois la pièce validée, elle sera alors transformable mais plus modifiable. (Cf. « Validation de pièces » dans ce chapitre).

Si vous cliquez sur , vous pouvez imprimer la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste du tableau de bord et demander préalablement un aperçu à l’écran.

La facture sera imprimée avec la mention "ébauche" si elle n'est pas validée (drapeau jaune). En effet, vous devez valider une facture avant de la transmettre au client.

Au moment du lancement de l'impression, si la facture est non validée, vous aurez ce message :

Et vous pourrez choisir de valider définitivement la facture avant de l'imprimer ou de l'imprimer telle quelle et avec la mention "ébauche".

 

Il existe un droit utilisateur sur ce message et cette possibilité de l'impression en mode ébauche : si l'utilisateur Oxygène n'a pas le droit au mode ébauche l'impression déclenche directement la validation définitive de la facture sans avertissement. Dans ce cas ce message n'est pas affiché.

 

Se référer à la gestion des droits Oxygène, ce droit est dans les droits de l'application de Gestion Commerciale.

Dans les modèles des états de facture vente livrés avec l'application vous avez un modèle appelé CHORUS PRO :

Ce modèle est destiné à créer des PDF factures qui seront acceptés sur le portail de CHORUS PRO (portail de dépose des factures concernant les entreprises publiques). Une fois votre PDF créé, vous pourrez procéder à sa dépose manuelle sur le portail CHORUS PRO. Ce modèle d'état permet de créer des PDF facture avec les données attendues par CHORUS PRO : SIRET client, numéro et date facture, montants du pied (HT, TVA et TTC).

Si vous cliquez sur , vous pouvez imprimer la liste des pièces et demander préalablement un aperçu à l’écran. Ces listes sont de ce type

:

Il existe plusieurs modèles de listes et vous pouvez en créer de nouvelles si vous avez acquis l'option "utilitaires Oxygène" ou si vous êtes abonné VIP.

Il y a par exemple une liste triée par mode de règlement :

 

NB : les montants HT édités sont les montants nets HT, c'est à dire avec les remises et escomptes des pieds de pièce, et avec les frais et les ports.

Le bouton   permet d'éditer les factures en lot.

Selon les sélections choisies dans cet écran, vous obtiendrez l'édition des factures validées ou non, et la mention "ébauche" sera présente en filigrane pour toute facture non validée définitivement (drapeau vert).

A vous de choisir de manière pertinente ces différentes sélections : si vous voulez imprimer les factures pour les vérifier avant leur envoi aux clients, ces factures peuvent avoir le statut non validées (drapeau vert). Vous pouvez sélectionner "non validées", et la mention "ébauche" sera présente. Par contre si vous voulez imprimer les factures pour leur envoi aux clients vous devez sélectionner seulement celles validées définitivement afin de ne pas imprimer la mention "ébauche".

La sélection selon le type d'envoi des factures permet de ne pas imprimer les factures qui sont censées être transmises par un envoi PDF mail. Mais il est aussi possible de les imprimer si vous voulez les vérifier avant l'envoi, (non validées) ou bien si vous voulez les archiver (validées).

Si l’adresse ou les éléments juridiques de votre société sont modifiés dans les données du dossier Oxygène,  le traitement va historiser les données et garder les éléments par date. Le but est de pouvoir ressortir ces données selon la date lors des réimpressions de factures clients. Par exemple si vous avez déménagé, et que vous réimprimez des factures créées avant ce déménagement, votre adresse sur ces factures sera votre ancienne adresse.

De la même façon, si l'adresse  d'un client change, la réimpression d'une facture le concernant sera rééditée avec l'adresse connue lors de la création de la facture.

De ce fait, il est interdit de modifier l'adresse de facturation d'une facture validée. Si vous avez saisi une adresse erronée, vous devez faire un avoir et une nouvelle facture avec l'adresse correcte.

Par la commande «Naviguer» accessible à partir du menu contextuel ou du menu déroulant Commandes, vous avez également accès à l'historique de la pièce sur laquelle vous êtes positionné.

Vous pouvez connaître la pièce d'origine à partir de laquelle cette pièce a été générée. (pour plus de précisions, consulter le paragraphe "Historique des pièces" de ce chapitre).

Le bouton permet de générer automatiquement des factures électroniques légales au format PDF et de les envoyer par mail. Seule une facture validée pourra être envoyée par mail : vous aurez un message le signalant :

Vous pouvez alors confirmer l'envoi et dans ce cas le traitement validera la facture avant de procéder à l'envoi du mail. si vous ne confirmez pas cette validation, l'envoi du mail sera abandonnée.

En effet, on ne doit pas transmettre au client une facture susceptible de modifications ultérieures. C'est pour cela que la validation est impérative avant l'envoi du mail.

 

Le bouton permet d'envoyer des factures en lots, par mail; au format PDF.

Par défaut cet envoi par mail des factures en lot ne va intégrer que les factures validées, les factures non validées (drapeau vert) ne seront pas envoyées. Ceci pour éviter la mention "ébauche" qui est systématiquement ajoutée en fond de page des factures non validées. Et aussi parce que vous devez valider les factures avant de les envoyer aux clients, pour les rendre non modifiables.

Si vous voulez créer des PDF en lots pour des factures non validées, par exemple pour les vérifier avant leur envoi, il existe une possibilité de lancer les créations de PDF en lots sans faire les envois de mails. Pour activer ce procédé, aller dans les paramètres du dossier, onglet "envois mails" et cochez les cases comme ci-dessous :

Cochez la case "conserver le fichier PDF", et cocher aussi la case "Permettre de générer les PDF factures sans réaliser l'envoi par mail". Ensuite vous pouvez aussi choisir de stocker ces PDF factures dans un répertoire différent, vous pouvez gérer un répertoire par dossier Oxygène.

Si vous avez activé cela la sélection des factures est différente en bas de l'écran : vous pouvez choisir de créer les PDF sans envoi de mail, et si c'est coché, vous pouvez choisir les types de facture à traiter : validées ou pas, avec PDF accepté ou pas par les clients. Ce traitement créera un PDF par facture, et non pas un PDF global contenant toutes les factures.

 

L'utilisation des fonctions et au niveau des factures nécessite de faire au préalable le paramétrage des envois PDF. Se reporter à l'aide suivante Paramétrage PDF / e-mail pour le détail de cette procédure.

Ces 2 boutons sont remplacés par 2 autres boutons et dès lors que la fonction Memsoft e-facture est présente et activée. Voir l'aide  ../e-facturehtm.htm

Le bouton permet de générer une ou plusieurs factures au format PDF Factur-X. Par contre les PDF générés ne sont pas envoyés par mail, ils sont stockés dans le répertoire habituel de stockage des fichiers PDF et vous devez ensuite les utiliser à votre convenance, par exemple pour les déposer manuellement sur le portail CHORUS PRO.

Ce format Factur-X est un format standard franco-allemand de facture électronique « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale, et embarquant un fichier de données structuré (XML). Celui-ci s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.

Quand vous cliquez sur ce bouton vous avez le message suivant pour faire la création du PDF soit pour une facture soit pour plusieurs.

Si vous lancez le traitement pour une seule facture vous devrez choisir le modèle de facture, puis en fin de génération du PDF un message vous indique le répertoire et le nom du PDF créé

Si vous lancez ce traitement pour une sélection de factures, un écran de sélection s'affiche et vous devez choisir pour quelles factures vous voulez cette génération de PDF au format Factur-X

Si vous demandez une sélection des factures non validées la mention ébauche sera insérée dans les PDF créés. Contrairement au traitement d'envoi des PDF ou au traitement e-facture, le traitement Factur-X ne valide pas les factures à traiter avant des les intégrer. Pendant la création des PDF une jauge vous permet de voir l'avancement mais il n'y a pas de message de fin. Les PDF créés sont stockés dans le répertoire habituel des PDF selon votre paramétrage de gestion commerciale.

 

Le bouton permet de transférer les pièces en comptabilité.

Si vous demandez le transfert d'une facture en comptabilité et que vous n'avez pas encore effectué le paramétrage de la liaison vers la comptabilité, un message va vous demander quelle comptabilité vous souhaitez utiliser.

Si vous répondez "la comptabilité Oxygène", le traitement va lancer le paramétrage de la liaison avec la comptabilité Oxygène. Cf explications de ce paramétrage dans l'aide ../Parametrage_de_la_liaison_comptable1.htm

Si vous répondez "une comptabilité externe", c'est le traitement de paramétrage vers une comptabilité externe qui va être lancé. Cf explications dans l'aide Parametrage_de_la_liaison_ASCII.htm

Le bouton a 2 fonctions : si la facture n'est pas déjà totalement réglée, vous accédez à la création du règlement de cette facture. Si elle est totalement réglée, vous accédez à la consultation des règlements de la facture.

Le bouton permet de créer un avoir à partir de la facture sélectionnée au préalable. Ce choix est interdit si vous êtes sur la ligne d'un avoir. Cette fonction existe aussi dans le menu contextuel appelé par un clic droit dans la liste des factures :

 

 

Le bouton permet de déclarer le montant restant dû (non réglé) de la facture comme étant une perte irrécouvrable. cette fonction doit être activée quand vous savez que le reste dû par votre client ne sera jamais perçu, par exemple si ce client est en liquidation judiciaire. Le fait d'activer ce bouton va afficher une fenêtre de saisie d'un règlement d'un genre particulier, avec le montant perte égal au montant restant dû de la facture :

Dans cet exemple le montant restant dû était de 37,38 euros, le règlement de perte sera donc créé avec ce montant.

Un règlement de ce genre va être comptabilisé différemment des règlements classiques, il y aura une 2ème écriture dans le journal des Opérations Diverses (OD)et avec le compte paramétré à cet effet dans le paramétrage de la liaison comptable :

Exemple d'écriture pour un montant de perte de 55,38 euros ::